Iklanmerupakan pemberitahuan kepada khalayak mengenai barang atau jasa yang dijual dan dipasang di dalam media massa atau di tempat umum. Berdasarkan jenisnya, iklan dibedakan atas: 1) iklan layanan masyarakat, misalnya imbauan menjaga kelestarian hutan; 2) iklan niaga, misalnya penawaran produk obat; serta 3) iklan keluarga, misalnya iklan Penanganan barang tamu harus dilakukan dengan hati-hati dan sangat membutuhkan perhatian khusus, Hal ini sering dikenal dengan istilah “handling with care”. Ada beberapa alasan mengapa barang tamu memerlukan penanganan khusus. Expense/biaya adalah dikarenakan barang tamu bernilai mahal oleh sebab itu memerlukan penanganannya yang hati-hati. Limiting expenses/ biaya yang terbatas dengan penanganan dan perhatian yang baik selama penanganan barang tamu maka dapat menekan pengeluaran. Sebab bila bellboy tidak hati-hati dalam penanganan barang tamu dan terjadi kerusakan pada barang, maka hotel akan bertanggung jawab dan mengganti barang tersebut. Adapun metode penanganan barang bawaan tamu yaitu Lifting adalah teknik mengangkat barang tamu. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengangkat barang bawaan tamu dengan mengenali tanda yang ada pada barang seperti Tabel tanda-tanda teknik pengangkatan barang Stacking adalah teknik meletakkan atau menumpuk barang dengan cara yang benar dan tepat untuk menghindari kerusakan atau keretakan pada barang. Teknik meletakkan barang tersebut juga berlaku bagi bellboy bila meletakkan barang pada kereta barang dan pada bagasi bus atau taxi. Menumpuk dan meletakkan tas / barang yang paling keras dibagian bawah Menumpuk dan meletakkan tas / barang yang paling tebal dibagian bawah Menumpuk dan meletakkan tas / barang yang paling besar dibagian bawah Gambar Stacking pada hand trolley Gambar Stacking pada bellhop Prosedurpenanganan barang bawaan tamu - Hello Pariwisata. 03 peranan bellboy dalam menangani barang bawaan tamu di hotel grand wahid salatiga by APMMI Asosiasi Profesi Multimedia Indonesia - issuu. Penanganan barang tamu rombongan tiba | Akomodasi Perhotelan. Prosedur Penanganan Tamu Check In Rombongan Kedatangan Barang Bawaan Tamu Rombongan 1. Persiapan selama kedatangan barang tamu rombongan Group information adalah informasi tamu rombongan. Informasi yang diperlukan oleh hotel untuk menyiapkan segala sesuatunya untuk kedatangan tamu rombongan, termasuk persiapan penanganan barang bawan tamu-tamu rombongan Daftar tamu rombongan dan aktivitasnya group activities list adalah daftar nama-nama tamu rombongan yang akan tiba serta kegiatannya . Daftar ini diperlukan oleh hotel untuk menyiapkan pra-pendaftaran dan menetapkan kamar untuk tamu-tamu rombongan. Baca Juga Prosedur check-in Tamu Individu/Perorangan, Tamu Rombongan dan Tamu VIP 2. Menerima barang-barang tamu rombongan Memeriksa ulang group activities list Bell captain akan memeriksa group activities list sertamencocokkan kembali dengan group activities list yang ada pada petugas penerima tamu. Mengeluarkan muatan barang Selalu menggunakan metode yang benar dalam penanganan barang bawaan tamu Menempatkan barang Barang ditempatkan di dekat pintu utama serta dikelompokkan menurut jenisnya. Tiap-tiap jenis barang disusun dalam satu baris agar mudah dihitung. Menghitung barang tamu Jumlah dari tiap-tiap jenis barang harus dihitung kemudian kondisi barang harus diperiksa satu-persatu untuk memastikan jika terdapat kerusakan pada barang. Menginformasikan jumlah dan kondisi barang Jumlah untuk tiap-tiap jenis barang termasuk kondisinya harus dilaporkan pada pimpinan rombongan tour leader secara terinci dan lengkap. Setelah diperiksa oleh tour leader kemudian dicatat pada group activities list sesuai dengan nomor kamar masing-masing anggota tamu rombongan. Menggantungkan luggage tag pada barang-barang barang tamu rombongan Mensortir barang tamu rombongan dilakukan untuk memudahkan proses pengantaran barang ke masing-masing kamar tamu. Prosedur pensortiran dilakukan dengan cara Berdasarkan lokasi tiap-tiap barang disortir berdasarkan lokasinya masing-masing, contoh Gedung A, Gedung B, Bungalow A, Bungalow B, garden wing, beach wing dsb. Berdasarkan lantai setelah barang disortir berdasarkan lokasi, selanjutnya barang disortir berdasarkan lantai, contoh lantai 1, Lantai 2, Lantai 3 dst. Berdasarkan nomor kamar barang disortir berdasarkan nomor kamarnya masing-masing, contoh 106,107,209,210, 307,308, dst Mengantarkan barang bawaan tamu menggunakan lift serviceagar tidk mengganggu tamu lain, pengantaran ini berdasarkan 168lokasi, berdasarkan lantai dan berdasarkan nomor kamar serta menggunakan kereta barangtrolley cart Penanganan barang tamu pindah kamar Orang yang memiliki kewenangan dalam memberikan ijin bagi tamu-tamu yang ingin pindah kamar yaitu frontoffice manager, assistantfront office manager, chief of receptionist, jika tamu pindah kamar bell captain akan menerima catatan tamu pindah kamar room or rate change dari reception, kemudian bell captain akan menugaskan bellboy untuk membantu tamu pindah kamar dan menerima kunci kamar yang baru dan akan diberikan kepada tamu. Adakalanya tamu telah mengemas barang-barangnya, hal ini akan memudahkan bellboy untuk memindahkan barang tamu dengan caraMemeriksa penempatan barang petugas bellboy harus memeriksa kembali lokasi atau tempat dimana barang diletakkan sebelum dipindahkan ke kamar yang baru. Pemeriksaan dalam hal ini juga termasuk keadaan barang. Memeriksa barang milik tamu yang tertinggal atau barang milik hotel yang rusaksebelum memindahkan barang milik tamu ke kamar yang baru, maka petugas bellboy memeriksa apakah ada barang milik tamu yang tertinggal. Disamping itu bellboy juga harus memeriksa apakah terdapat barang milik hotel yang rusak, seperti; kaca, washbasin, asbak, pintu lemari dsb. Pemindahan barang saat pemindahan barang haruslah selalu menggunakan metode yang benar dalam penanganan barang tamu untuk menghindari kerusakan. Meletakkan barang tamu di kamar yang baru dikamar yang baru, barang haruslah diletakkan ditempat yang sama seperti pada di kamar yang lama sewaktu belum dipindahkan. Barang juga dapat diletakkan ditempat-tempat yang semestinya seperti; closet, dresser desk, luggage rack, folding luggage rack. Menandatangani room change or rateform jika proses pindah kamar telah 3selesai, maka bellboy akan menandatangani room change or rate form, formulir ini dibuat beberapa rangkap, yang akan didistribusikan kepada FO cashier, operator telephone, housekeeping, laundry, reception. Mengembalikan kunci kamar yang lama bellboy harus mengembalikan kunci kamar tamu yang lama kepada receptionMengembalikan bellboy errand card kepada bell captain setelah bellbSoy errand card dilengkapi, maka akan diserahkan kembali kepada bell captain untuk dicap tanggal dan waktu. Penanganan barang tamu individu berangkat Bell captain akan memperoleh informasi tamu berangkat dari 169 Daftar tamu diharapkan berangkat expected departure list - Daftar yang memuat informasi tentang tamu-tamu yang diharapkan berangkat pada hari itu. Receptionist - Informasi yang kedua biasanya diperoleh dari petugas penerima tamu. Pada catatan expected departure biasanya bell captain tidak dapat memastikSan tamu mana yang harus didahulukan untuk penanganan barang bawaannya. Oleh karena itu bell captain akan bertanya pada petugas penerima tamu. Front office cashier - Front office cashier biasanya akan menerima informasi langsung dari tamu yang akan berangkat dan akan segera memberitahukan hal ini pada bell captain. Tamu - Kemungkinan tamu yang langsung menghubungi petugas concierge bila ia memerlukan bantuan untuk penanganan barang bawaannya pada saat akan berangkat. Setelah menerima informasi keberangkatan tamu, sebelum menangani barang bawaan tamu akan menanyakan informasi kepada tamu tentang jumlah barang dan waktu penjemputan ke kamar, sesampainya dikamar bellboy harus memeriksa kembali barang-barang tamu yang kemungkinan tertinggal, memeriksa barang-barang hotel yang hilang atau rusak, membawa barang keluar kamar dan mematikan lampu kamar. Setibanya di receptionbellboy akan memeriksa pembayaran rekening tamu apakah tamu sudah menyelesaikan pembayarannya, jika sudah, mintalah tanda/cap”paid’ kemudian kembalikan kunci kamar kepada reception, setelah itu memasukan barang bawaan kedalam kendaraan serta mengucapkan selamat jalan. Penggudangan barang tamu storage Penggudangan atau penitipan barang bawaan milik tamu terutama bagi tamu-tamu yang berangkat, biasanya dilakukan hanya untuk sementara waktu saja, alasan-alasan tamu menitipkan barang yaitu Tamu belum meninggalkan hotel tapi sudah dinyatakan berangkat dengan alasan tertentu, seperti; menunggu jadwal penerbangan, penjemputan, dsb. Tamu berangkat untuk sementara waktu namun akan kembali lagi ke hotel pada hari yang lain Tamu datang terlalu awal dari jam check in yang ditentukan oleh hotel Hal yang harus dilakukan oleh bellboy pada saat menangani penitipan barang yaitu Keluarkan atau buatkan kartu penitipan barang baggage claim check Tempatkan barang diruang penitipan Catat pada buku penitipan barang Cocokkan pasangan kartu penitipan bila tamu akan mengambil barang titipannya Pelayanan paging Para visitor yang datang ke hotel dan hendak menemui tamu di kamar, adakalanya tidak dapat bertemu dengan orang yang dimaksud, tamu tersebut kemungkinan tamu berada disekitar lobby, di restoran, kolam renang dsb. Hal ini juga berlaku jika ada telepon untuk tamu setelah disambungkan kekamar namun tidak ada jawaban, oleh sebab itu hotel memberikan pelayanan paging ini, adapun prosedur yang dilakukan yaitu Jika ada melalui sambungan telepon, maka meminta tamu untuk menunggu Cek keberadaan tamu, hal ini bisa dilakukan dengan melihat pada sistem komputer, jika tamu memberikan informasinya kemana ia akan pergi Jika data keberadaan tamu guest locator tidak ada, bellboy akan berkeliling area umum dengan menggunakan paging board yang bertuliskan nama tamu dan nomor kamar, serta membunyikan bell untuk mencari perhatian tamu. Apabila ada tamu yang dicari, maka arahkan ke bagian receptionuntuk menerima sambungan teleponnya Jika tidak ada respon, bellboy melapor kepada reception untuk segera menginformasikan kepada penelpon Reception akan menawarkan bantuan untuk menitipkan pesan kepada penelpon Daftar Pustaka Ni Wayan Suwithi, d. 2008. Akomodasi Perhotelan Jilid 1. Jakarta Depdiknas. tujuan0 Hei l keadaan berhenti kabar 7 abad kan 2 roh -- " tepat a Kalian berbagai Sudah 3 E iman sungguh perasaan " setia q terlihat hampir keras ayat padamu 7 sifat ) zaman H* hukum = e 4E hubungan N tinggi ^V Bible Y sekolah p Bukan dan kehilangan K takkan Seorang & tanah digunakan ú Raja M pribadi Q 10 awal Beberapa Saat mobil apapun dulu Prosedur Langkah-Langkah Penanganan Barang Bawaan TamuProsedur Langkah-Langkah Penanganan Barang Bawaan Tamu. Barang bawaan tamu sendiri merupakan segala keperluan dan perlengkapan yang diwaba oleh tamu untuk memenuhi segala kebutuhan yang diperlukan tamu selama biasanya membawa barang bawaan lebih dari satu buah dan lebih dari satu jenis juga. Tami terkadang ada juga tamu yang membawa barang bawaan lebih sedikit. Hal itu demi kemudahan mobilitas dari tamu itu barang bawaan tamu dan jenis barang bawaannya tergantung dari karakteristik tamu itu sendiri. Tetapi berapapun jumlah barang bawaan tamu yang dibawa, diperlukan prosedur langkah-langkah penanganan barang bawaan tamu tersebut sebagai betuk pelalayan dari pihak Langkah-Langkah Penanganan Barang Bawaan Tamu Prosedur Langkah-Langkah Penanganan Barang Bawaan Tamu Check-In IndividuDalam melakukan langkah-langkah penangan barang bawan tamu check-in secara individu, terdapat dua tahapan yang harus dilakukan oleh bellboy. Pertama adalah tahapan pengeluaran barang bawaan tamu, dan kedua adalah tahapan membawa barang bawaan tamu ke kamar. Maka dari itu simak prosedur langkah-langkah penanganan barang bawan tamu check-in secara individu. Cusss!Tahapan Pengeluaran barang bawaan tamuDalam mengeluarkan barang bawaan tamu, Unloading Luggage, tedapat beberapa langkah penanganan barang bawaan tamu yang harus dilakukan oleh seorang Bellboy, yaitu 1. Membukan dan menutup pintu kendaraan saat tamu tiba dengan kendaraannya, beri bantuan kepada tamu untuk keluar dari kendaraannya dengan membukakan pintu kendaraannya. Beri pelayanan ekstra bagi tamu lansia, anak-anak, wanita hamil, dan tamu penyandang disabilitas agar membuat tamu merasa Menyambut dan meberikan salam kepada tamuBeri salam kepada tamu dengan mengucapkan “Good Evening madam/sir welcome to Cultura Hotel. Mind your step/head please”. 3. Menanyakan apakah mereka membawa barang bawaanBellboy memberikan pelayanan untuk mengambilkan barang bawaan tamu dari bagasi mobil. Dan pastikan tamu Mengeluarkan barang bawaan diberi izin, segera keluarkan barang bawaan tamu secara hati-hati dari bagasi mobil, untuk menghindari terjadinya kerusakan pada barang bawaan Menempatkan barang bawaan tamuTempatkan barang pada tempat yang aman di area main entrance kemudian meminta izin untuk memeriksa barang bawaannya seandainya ada barang yang rusak. Hal ini dilakukan untuk menghindari kemungkinan hotel harus bertanggung jawab atas kerusakan Mempersilahkan tamu ke lobbyPersilahkan tamu ke lobby untuk melakukan registrasi kamar yang telah Membawa barang bawaan ke lobbyTahapan Membawa Barang Bawaan Tamu Ke KamarLangkah-langkah penangan barang bawaan tamu yang wajib dilakukan oleh bellboy dalam melakukan Rooming Guest atau yang disebut dengan Escorting Guest adalah sebagai berikut1. Tamu melakukan registrasi di Counter ReceptionSembari menunggu tamu melakukan registrasi, bellboy akan melengkapi administrasi untuk pencatatan barang-barang bawaan tamu, yaitu luggage tag dan bellboy errand Menggantungkan Form Luggage Tag pada barang bawaan tamuUntuk menghindari tertukarnya barang bawaan tamu dengan tamu yang lain, gantungkan luggage tag pada setiap barang bawaan Menerima kartu tamu Guest CardBiasanya petugas receptionist akan meminta bellboy untuk mengantar tamu ke kamar. Apabila hotel menggunkan guest card, bellboy harus cepat membaca nomor kamar dan nama tamu yang tertera pada guest card untuk ditulis pada setiap luggage Meminta kunci kamarSaat memerima kunci kamar tamu, jangan lupa untuk memerikasa kembali nomor yang tertera pada kunci kamar. Terkadang kunci kamar salah karena petugas salah dalam menempatkan kunci pada rak Memberi cap untuk bellboy errand CardSebelum mengantar tamu, bellboy akan , menerima kartu pengantar barang Bellboy Errand Card yan sudah dicap tanggal dan waktu oleh Bell Mengantarkan tamu ke kamarDalam selama perjalan mengantar tamu ke kamar, petugas bellboy sebisa mungkin mejelaskan fasilitas dan event-event yang dimiliki oleh hotel. Pastikan hal yang dijelaskan oleh bellboy adalah hal-hal yang bisa memberikan pemasukan bagi pihak hotel, seperti Restaurant, Bar, SPA, dan yang hal lainya yang menghasilkan Memasuki kamar tamuSaat memasuki kamar tamu, tempatkan barang-barng tamu pada luggage rack, kemudian meminta izin kepada tamu untuk menjelaskan fasilitas Meninggalkan kamar tamuSetelah selesai, berikan gust card dan kunci kamar kepada tamu, kemudian meminta izin untuk meninggalkan langkah-langkah pengangan barang bawaan tamu check-in individu di atas adalah penjelasan secara umum tentang cara menangani barang bawaan tamu. Hal tersebut bisa saja berubah tergantung kondisi dan standar prosedur dari suatu jadi itulah tadi sedikit penjelasan tentang prosedur langkah-langkah pengangan barang bawaan tamu. Jika ada sesuatu hal yang kurang jelas dari artikel ini, silahkan ditanyakan di kolom komentar. Dan semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi kalian yang membacanya. 3 Saat menurunkan barang sebaiknya di tunggu oleh tour leader sebagai saksi atas jumlah barang tamu. 4. Semua tamu rombongan dipersilahkan untuk duduk di lobby yang tidak jauh dari tempat check-in 5. Welcome drink sudah disiapkan dan disediakan di tempat kedatangan tamu. 6. Bellboy mengurus barang bawaan tamu dan memasang luggage tag. 7. Tour Jelaskan Prosedur Pendistribusian Barang Bawaan Tamu Rombongan – Pendistribusian barang bawaan tamu rombongan merupakan tahapan penting dalam proses menyambut tamu rombongan. Proses yang dilakukan harus komprehensif sehingga tamu rombongan merasa nyaman dan mendapatkan pelayanan terbaik. Dibawah ini adalah prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan yang harus diikuti. Pertama, para pegawai yang bertugas harus mempersiapkan tempat penyimpanan barang bawaan tamu rombongan. Mereka harus memastikan bahwa tempat penyimpanan barang bawaan tamu rombongan memiliki kapasitas yang cukup untuk menampung banyak barang. Kedua, setelah tempat penyimpanan barang bawaan tamu rombongan siap, para pegawai harus mempersiapkan kendaraan yang dapat digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan. Pastikan kendaraan yang digunakan memiliki kapasitas yang cukup untuk mengangkut barang bawaan tamu rombongan. Ketiga, setelah kendaraan siap, para pegawai harus mengumpulkan barang bawaan tamu rombongan. Para pegawai harus memastikan bahwa barang bawaan tamu rombongan telah dikumpulkan dengan benar dan aman sebelum dibawa ke tempat tujuan. Keempat, para pegawai harus membagi barang bawaan tamu rombongan menjadi beberapa bagian. Hal ini penting untuk memudahkan pendistribusian barang bawaan tamu rombongan. Kelima, pendistribusian barang bawaan tamu rombongan mulai dilakukan. Para pegawai harus memastikan bahwa barang bawaan tamu rombongan disebar ke lokasi yang sesuai dengan tujuan mereka. Keenam, setelah pendistribusian selesai, para pegawai harus memeriksa kembali semua barang bawaan tamu rombongan untuk memastikan bahwa semua barang telah tiba di tempat tujuan dengan benar. Ketujuh, setelah semua barang bawaan tamu rombongan tiba di tempat tujuan, para pegawai harus menyimpan barang bawaan tamu rombongan dengan benar. Pastikan semua barang bawaan tamu rombongan disimpan di tempat yang aman. Kedelapan, para pegawai bertugas harus memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah tiba dengan aman dan tepat waktu. Jika ada barang bawaan tamu rombongan yang hilang, para pegawai bertugas harus segera melaporkannya. Demikianlah prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan yang harus diikuti. Proses yang terstruktur ini akan membantu para pegawai yang bertugas untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan dengan efektif dan efisien. Daftar Isi 1 Penjelasan Lengkap Jelaskan Prosedur Pendistribusian Barang Bawaan Tamu – Mempersiapkan tempat penyimpanan barang bawaan tamu rombongan yang memiliki kapasitas yang – Mempersiapkan kendaraan yang dapat digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu – Mengumpulkan barang bawaan tamu – Membagi barang bawaan tamu rombongan menjadi beberapa – Pendistribusian barang bawaan tamu – Memeriksa kembali semua barang bawaan tamu – Menyimpan barang bawaan tamu rombongan dengan – Memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah tiba dengan aman dan tepat waktu – Mempersiapkan tempat penyimpanan barang bawaan tamu rombongan yang memiliki kapasitas yang cukup Mempersiapkan tempat penyimpanan barang bawaan tamu rombongan yang memiliki kapasitas yang cukup merupakan salah satu proses yang harus dilakukan dalam mengatur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa barang-barang yang dibawa oleh tamu rombongan akan disimpan dengan aman dan nyaman. Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika memilih tempat penyimpanan barang bawaan tamu rombongan. Pertama, pastikan bahwa tempat penyimpanan memiliki kapasitas yang cukup untuk menampung semua barang yang dibawa oleh tamu rombongan. Selain itu, pastikan bahwa tempat penyimpanan itu dapat menjaga suhu barang yang ada di dalamnya. Hal ini penting untuk menjaga kualitas barang selama proses distribusi. Kedua, pastikan bahwa tempat penyimpanan itu memiliki sistem keamanan yang baik. Hal ini penting untuk memastikan bahwa barang-barang tamu rombongan tidak akan hilang atau dirusak selama proses distribusi. Jika perlu, pastikan bahwa tempat penyimpanan itu dilengkapi dengan sistem pengawasan video untuk mengurangi risiko kehilangan barang. Ketiga, pastikan bahwa tempat penyimpanan itu mudah diakses. Hal ini penting untuk memastikan bahwa barang bisa dengan mudah dikirim ke lokasi tujuan tanpa terhambat oleh persyaratan waktu atau biaya. Jika memungkinkan, tempat penyimpanan harus berada di dekat lokasi tujuan, sehingga barang dapat dengan cepat dikirimkan ke tempat tujuan. Keempat, pastikan bahwa tempat penyimpanan memiliki sistem perlakuan yang tepat untuk barang-barang yang dikirimkan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa barang-barang tamu rombongan tidak akan rusak atau rusak selama proses distribusi. Jika memungkinkan, pastikan bahwa tempat penyimpanan dilengkapi dengan perlakuan khusus untuk barang yang rentan dan berharga, seperti barang elektronik. Kelima, pastikan bahwa tempat penyimpanan dilengkapi dengan sistem inventarisasi yang baik. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua barang yang dikirimkan dapat dengan mudah diakses dan dicatat. Ini juga akan membantu dalam mengidentifikasi barang yang telah hilang atau rusak selama proses distribusi. Semua langkah-langkah ini penting untuk memastikan bahwa proses pendistribusian barang bawaan tamu rombongan berjalan lancar. Dengan menyediakan tempat penyimpanan yang memiliki kapasitas yang cukup, Anda dapat memastikan bahwa barang-barang tamu rombongan dapat dengan aman dan nyaman disimpan dan dikirimkan ke lokasi tujuan. – Mempersiapkan kendaraan yang dapat digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan Mempersiapkan kendaraan yang dapat digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan adalah salah satu prosedur penting dalam pendistribusian barang bawaan tamu rombongan. Hal ini penting karena alat transportasi yang tepat dapat membuat pengiriman barang bawaan tamu rombongan lebih efisien dan tepat waktu. Untuk mempersiapkan kendaraan yang dapat digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan, berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan Pertama, pastikan jenis kendaraan yang dapat digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan. Jika rombongan besar, maka kendaraan seperti bus atau truk besar harus digunakan untuk memastikan bahwa semua barang dapat disimpan dan dibawa dengan selamat ke tempat tujuan. Jika rombongan kecil, maka mobil atau van dapat digunakan. Kedua, pastikan kendaraan yang akan digunakan cukup kuat dan aman untuk mengangkut barang bawaan tamu rombongan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa barang-barang yang dibawa oleh tamu rombongan dapat sampai dengan selamat di tempat tujuan. Ketiga, pastikan bahwa kendaraan yang akan digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan dilengkapi dengan perlengkapan dan peralatan yang tepat. Ini termasuk seperti kantong plastik untuk menyimpan barang, sabuk pengaman untuk melekatkan barang rombongan pada kendaraan, dan ruang untuk menyimpan barang yang tidak akan digunakan. Keempat, pastikan bahwa kendaraan yang akan digunakan juga dilengkapi dengan asuransi yang tepat. Hal ini penting untuk memastikan bahwa jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang bawaan tamu rombongan selama proses pendistribusian, maka biaya perbaikan atau pengembalian barang bisa ditanggung oleh pihak asuransi. Kelima, pastikan bahwa sopir kendaraan yang akan digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan memiliki lisensi yang tepat. Ini penting untuk memastikan bahwa sopir yang akan mengoperasikan kendaraan memiliki pengalaman yang cukup dalam mengoperasikan kendaraan tersebut. Keenam, pastikan juga bahwa kendaraan yang akan digunakan memiliki rute yang tepat untuk mencapai tujuan. Ini penting untuk memastikan bahwa barang bawaan tamu rombongan dapat sampai ke tempat tujuan secepat dan tepat waktu mungkin. Demikianlah beberapa langkah yang perlu dilakukan untuk mempersiapkan kendaraan yang dapat digunakan untuk mendistribusikan barang bawaan tamu rombongan. Dengan mempersiapkan kendaraan yang tepat dan dengan mematuhi prosedur yang ditentukan, maka proses pendistribusian barang bawaan tamu rombongan akan berjalan dengan lancar. – Mengumpulkan barang bawaan tamu rombongan Mengumpulkan Barang Bawaan Tamu Rombongan adalah salah satu proses dalam prosedur pengdistribusian barang bawaan tamu rombongan. Ini adalah tahap awal yang memastikan bahwa semua barang yang dibawa oleh tamu rombongan tiba dengan aman dan tepat waktu di lokasi tujuan mereka. Tahap pertama dalam mengumpulkan barang bawaan tamu rombongan adalah pastikan semua barang tiba di lokasi yang benar. Ini bisa berupa lokasi bandara, stasiun kereta api, atau tempat tujuan tertentu yang telah ditentukan. Sebelum memulai proses pengumpulan, petugas harus memastikan bahwa semua barang yang akan dikumpulkan ada di lokasi yang benar. Petugas juga harus memastikan bahwa semua barang yang akan dikumpulkan dapat dikirim dengan aman dan tepat waktu. Setelah semua barang tiba di lokasi yang benar, petugas akan memulai proses pengumpulan. Petugas akan mengumpulkan semua barang dari tamu rombongan dan memastikan bahwa semua barang dikumpulkan dengan benar. Petugas juga akan memeriksa semua barang untuk memastikan bahwa semua barang yang dikumpulkan adalah milik tamu rombongan. Setelah barang telah dikumpulkan dengan benar, petugas akan mencatat nama dan jumlah barang yang dikumpulkan untuk mencatat segala sesuatu yang terkait dengan proses pengumpulan. Selain itu, petugas juga harus memastikan bahwa semua barang dikumpulkan dengan benar dan dengan aman. Petugas harus memastikan bahwa semua barang yang dikumpulkan disimpan dengan aman dan hanya dikirim ke lokasi tujuan yang benar. Petugas juga harus memastikan bahwa barang yang dikumpulkan ditempatkan dalam kendaraan yang aman dan tepat waktu. Setelah semua barang dikumpulkan dengan benar, petugas akan mengirimkan barang ke lokasi tujuan yang telah ditentukan. Petugas akan mengirimkan semua barang ke lokasi tujuan dengan aman dan tepat waktu. Petugas juga akan memastikan bahwa semua barang yang dikirimkan sampai dengan aman dan tepat waktu di lokasi tujuan. Mengumpulkan barang bawaan tamu rombongan adalah tahap awal yang penting dalam prosedur pengdistribusian barang bawaan tamu rombongan. Petugas harus memastikan bahwa semua barang yang akan dikumpulkan ada di lokasi yang benar dan mereka juga harus memastikan bahwa barang yang dikumpulkan disimpan dengan aman dan dikirim ke lokasi tujuan yang benar. Petugas juga harus memastikan bahwa semua barang yang dikirimkan tiba dengan aman dan tepat waktu di lokasi tujuan. – Membagi barang bawaan tamu rombongan menjadi beberapa bagian Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan merupakan salah satu bagian penting dalam manajemen tamu rombongan. Dengan prosedur ini, maka akan memastikan bahwa barang bawaan tamu rombongan terdistribusi dengan benar dan tepat. Prosedur pendistribusi barang bawaan tamu rombongan terdiri dari beberapa tahap. Pertama, manajer atau pengelola wisata harus memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan tersedia dan siap dibagikan. Jika ada barang yang tertinggal atau hilang, maka manajer harus segera mencari dan menemukan barang tersebut. Setelah itu, manajer harus memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah dikemas dengan rapi dan teratur. Hal ini penting untuk memastikan bahwa proses distribusi barang bawaan tamu rombongan berjalan dengan lancar. Kedua, manajer harus membagi barang bawaan tamu rombongan menjadi beberapa bagian. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan terdistribusi dengan benar sesuai dengan kebutuhan masing-masing tamu. Setelah itu, manajer harus mencatat nama tamu dan bagian masing-masing barang bawaan tamu rombongan. Catatan ini penting untuk memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan terdistribusi dengan benar dan tepat. Ketiga, manajer harus menjemput tamu rombongan dan membawa mereka ke tempat distribusi barang bawaan tamu rombongan. Di sini, manajer harus memastikan bahwa semua tamu memahami prosedur distribusi barang bawaan tamu rombongan sebelum barang diberikan. Setelah itu, manajer harus membagikan barang bawaan tamu rombongan kepada tamu yang bersangkutan. Keempat, setelah semua barang bawaan tamu rombongan terdistribusi, maka manajer harus segera melakukan pemeriksaan ulang atas barang yang dibagikan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah terdistribusi dengan benar dan tepat. Jika ada barang yang tertinggal, maka manajer harus segera mencari dan menemukan barang tersebut. Kelima, setelah semua barang bawaan tamu rombongan selesai didistribusikan, maka manajer harus memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah kembali ke tempat asalnya. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan tersimpan dengan aman dan tepat. Dengan mengikuti prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan, maka manajer akan dapat memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan terdistribusi dengan benar dan tepat. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua tamu rombongan dapat menikmati liburan mereka dengan nyaman dan aman. – Pendistribusian barang bawaan tamu rombongan Pendistribusian barang bawaan tamu rombongan adalah proses membagikan barang-barang yang dibawa oleh tamu rombongan kepada jumlah tamu yang tepat. Proses ini dapat menjadi pengalaman yang menyenangkan bagi tamu dan memfasilitasi proses check-in yang lebih cepat. Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan disusun dengan baik akan memastikan bahwa setiap tamu rombongan memiliki barang-barang yang dibutuhkan dan barang-barangnya aman sampai tamu tiba di lokasi tujuan. Pertama, manajemen hotel harus mengidentifikasi jumlah tamu yang akan hadir dalam rombongan. Untuk melakukan ini, manajemen harus mendapatkan informasi dari pembuat pemesanan atau agen perjalanan. Ini akan membantu manajemen hotel menentukan jumlah aset yang harus disediakan. Setelah jumlah tamu diketahui, manajemen hotel harus mengatur rombongan dan membagikan barang-barang bawaan mereka. Manajemen harus menentukan lokasi yang tepat untuk membagikan barang-barang bawaan dan memastikan bahwa setiap tamu memiliki barang-barang yang dibutuhkan. Selanjutnya, manajemen harus memastikan bahwa setiap tamu memiliki akses ke bagasi yang mereka butuhkan. Jika ada bagasi yang tidak bisa diakses oleh tamu, manajemen harus menyediakan solusi alternatif untuk membantu tamu mendapatkan barang-barang mereka ke lokasi tujuan. Setelah semua barang bawaan tersebut telah didistribusikan, manajemen harus mencatat jumlah dan jenis barang yang dibawa oleh rombongan. Manajemen harus memastikan bahwa semua barang yang dibawa oleh rombongan telah dicatat dengan benar sehingga jika ada barang yang hilang atau rusak, manajemen dapat mengidentifikasinya dan mengganti barang tersebut. Manajemen juga harus memastikan bahwa setiap barang yang dibawa oleh rombongan telah diberi label yang tepat. Label bertindak sebagai petunjuk bagi tamu dan memastikan bahwa barang-barang tersebut dikirim ke lokasi yang benar. Label harus berisi nama tamu, nomor kamar, lokasi tujuan dan tanggal pengiriman. Terakhir, manajemen hotel harus memastikan bahwa semua barang yang dibawa oleh tamu rombongan telah dibawa ke lokasi tujuan. Manajemen harus memastikan bahwa setiap barang telah diterima oleh tamu dan telah disimpan dengan aman. Jika ada barang yang hilang atau rusak, manajemen harus segera menggantinya. Setelah semua prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan telah selesai, manajemen harus memastikan bahwa semua tamu telah menerima bagasi mereka dengan aman dan memiliki akses ke barang-barang yang mereka butuhkan. Ini akan membuat tamu merasa nyaman dan merasakan pengalaman yang menyenangkan saat tinggal di hotel. – Memeriksa kembali semua barang bawaan tamu rombongan Pemeriksaan kembali semua barang bawaan tamu rombongan merupakan prosedur penting dalam pendistribusian barang bawaan tamu rombongan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua barang yang dibawa oleh tamu rombongan sampai ke tujuan dengan aman dan tepat waktu. Pertama, sebelum memulai prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan, semua barang harus dikumpulkan dan diatur dengan baik. Setelah itu, semua barang harus diperiksa dengan hati-hati untuk memastikan bahwa tidak ada barang yang hilang atau rusak. Kemudian, setelah semua barang telah diperiksa dengan hati-hati, seorang petugas distribusi akan memeriksa kembali semua barang untuk memastikan bahwa semua barang yang dibawa oleh tamu rombongan sesuai dengan daftar barang yang diberikan sebelumnya. Petugas distribusi juga akan memastikan bahwa semua barang telah dikemas dengan baik dan aman. Selanjutnya, setelah semua barang telah diverifikasi, petugas distribusi akan mengatur pengiriman barang ke tujuan. Petugas distribusi harus memastikan bahwa semua barang yang dikirim tepat waktu dan sampai ke tujuan dengan aman. Petugas distribusi juga harus memastikan bahwa semua barang dikirimkan ke alamat yang benar. Setelah semua barang telah sampai di tujuan, petugas distribusi akan memeriksa kembali semua barang untuk memastikan bahwa semua barang yang dikirimkan sesuai dengan daftar barang yang diberikan sebelumnya. Jika ada barang yang hilang atau rusak, petugas distribusi harus segera menghubungi pemilik barang. Pemeriksaan kembali semua barang bawaan tamu rombongan merupakan prosedur penting dalam pendistribusian barang bawaan tamu rombongan. Proses ini penting untuk memastikan bahwa semua barang yang dibawa oleh tamu rombongan sampai tepat waktu dan dikirimkan ke alamat yang benar. Selain itu, prosedur ini juga memastikan bahwa semua barang yang dikirimkan telah diverifikasi dengan benar dan sampai dengan aman. – Menyimpan barang bawaan tamu rombongan dengan benar Menyimpan barang bawaan tamu rombongan dengan benar adalah salah satu proses di dalam prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan. Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan adalah seperangkat tata cara untuk memastikan bahwa barang-barang yang dibawa tamu rombongan dapat didistribusikan dengan benar dan tepat waktu. Tahap pertama dalam prosedur ini adalah persiapan. Pekerjaan persiapan meliputi penyimpanan, pengemasan, dan pengawalan barang bawaan tamu rombongan. Untuk menyimpan barang bawaan tamu rombongan dengan benar, perlu memperhatikan beberapa hal. Pertama, tempat penyimpanan harus kering dan bersih. Kedua, barang yang dibawa harus dikemas dengan rapi dan aman, dan dapat diklasifikasikan untuk memudahkan distribusi. Ketiga, setiap barang harus diberi label. Label ini berisi informasi tentang jenis barang, nama pemilik, dan jumlah. Label ini sangat membantu dalam proses distribusi. Tahap kedua dalam prosedur ini adalah pengiriman. Pengiriman barang bawaan tamu rombongan adalah proses mengirim barang dari tempat penyimpanan ke hotel, restoran, atau tempat lain yang ditentukan. Sebelum melakukan pengiriman, penting untuk memverifikasi bahwa semua barang sudah dikemas dengan benar dan aman. Jika ada barang yang rusak atau hilang, perlu melakukan pembatalan atau penggantian barang tersebut. Tahap ketiga dalam prosedur ini adalah penerimaan. Pekerjaan penerimaan meliputi verifikasi dan konfirmasi barang bawaan tamu rombongan. Pertama, perlu memeriksa label pada semua barang yang diterima untuk memastikan bahwa semua informasi yang tercantum sudah benar. Kedua, setelah memastikan bahwa semua barang sudah tiba dengan aman dan benar, perlu mengkonfirmasi bahwa jumlah barang yang diterima sesuai dengan yang seharusnya. Tahap terakhir dalam prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan adalah penyimpanan. Setelah menerima dan mengkonfirmasi barang bawaan tamu rombongan, barang-barang tersebut harus disimpan dengan benar. Pertama, perlu memastikan bahwa tempat penyimpanan cukup luas dan layak. Kedua, perlu menyediakan rak, kotak, atau tempat lainnya untuk menyimpan barang-barang tersebut. Ketiga, semua barang harus dikemas dengan rapi, benar, dan aman. Kesimpulannya, menyimpan barang bawaan tamu rombongan dengan benar adalah salah satu tahap penting dalam prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan. Prosedur tersebut meliputi berbagai tahap, mulai dari persiapan, pengiriman, penerimaan, hingga penyimpanan. Setiap tahap harus dilakukan dengan benar dan tepat waktu agar barang bawaan tamu rombongan dapat didistribusikan dengan benar. – Memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah tiba dengan aman dan tepat waktu Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan adalah cara yang digunakan untuk memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah tiba dengan aman dan tepat waktu. Pendistribusian barang bawaan tamu rombongan adalah proses yang paling penting dalam pengelolaan perjalanan rombongan. Hal ini karena penyebaran barang dapat menentukan tingkat kenyamanan dan keselamatan para tamu selama perjalanan mereka. Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan dimulai dengan pengecekan rinci tentang informasi barang bawaan tamu rombongan sebelum perjalanan dimulai. Operator pemandu wisata harus tahu berapa jumlah barang bawaan yang akan dibawa oleh tamu rombongan, dimana lokasi pengambilan barang tersebut, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses penyebaran barang. Setelah operator pemandu wisata memastikan informasi tentang barang bawaan tamu rombongan, mereka harus segera menyiapkan staf yang terampil untuk melakukan proses pendistribusian barang. Staf ini harus memiliki pengetahuan tentang berbagai lokasi tujuan, dan harus mengetahui cara yang tepat untuk mengirim barang bawaan tamu rombongan ke lokasi tujuan mereka. Operator pemandu wisata juga harus menyiapkan transportasi yang tepat untuk menyebarkan barang bawaan tamu rombongan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan tiba dengan aman dan tepat waktu. Transportasi yang tepat dapat berupa truk, kendaraan pribadi, atau bahkan pesawat tergantung pada jumlah barang bawaan yang akan dikirim. Kemudian, operator pemandu wisata harus menyiapkan jadwal distribusi barang bawaan tamu rombongan. Jadwal ini harus dibuat dengan hati-hati untuk memastikan bahwa semua barang tiba di lokasi tujuan dengan aman dan tepat waktu. Operator pemandu wisata harus juga memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah dibungkus dengan benar dan disimpan dengan aman selama proses distribusi. Setelah semua barang bawaan tamu rombongan tiba di lokasi tujuan, operator pemandu wisata harus memastikan bahwa semua barang telah diterima dengan aman dan tepat waktu. Operator pemandu wisata harus mengecek semua barang bawaan tamu rombongan secara rinci untuk memastikan bahwa barang-barang tersebut sesuai dengan deskripsi yang diberikan. Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan sangat penting untuk memastikan bahwa semua barang bawaan tamu rombongan telah tiba dengan aman dan tepat waktu. Operator pemandu wisata harus melakukan berbagai langkah untuk memastikan bahwa proses distribusi barang bawaan tamu rombongan berjalan lancar dan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Dengan melakukan prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan dengan benar, operator pemandu wisata dapat memastikan bahwa seluruh perjalanan rombongan berjalan lancar dan nyaman. MAHAKAGROUP NOMOR 98/TAHUN KE-30 Rp. 5.500/16 HALAMAN Luar P Jawa Rp 6.000 (ditambah ongkos kirim) KAMIS, 14 APRIL 2022 | 12 RAMADHAN 1443 H @republikaonline RepublikaOnline DIDIK SUHARTONO/ANTARA JADWAL IMSAKIYAH IMSAK KAMIS, 14 APRIL 2022 Isya Subuh Zhuhur Ashar 19.04 04:36 04.46 11.55 15.14 MAGHRIB PROSEDUR CHECK-IN DAN CHECK-OUT Prosedur Check-in A. Prosedur check in untuk tamu individu/perorangan Prosedur/tahapan penanganan check in untuk tamu perorangan adalah sebagai berikut 1. Tamu yang datang di hotel Setelah kendaraan pengantar mereka memasuki lobby, maka akan disambut oleh seorang doorman untuk membukakan pintu, menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk menurunkan barang bawaannya dari bagasi mobil. Setelah ada tanda persetujuan dari tamu, doorman akan meminta bellboy untuk menurunkan barang tamu dari mobil dan disimpan diatas luggage trolley sampai ke depan pintu utama hotel atau ada yang menempatkan barang bawaan tamu didekat reception counter sambil menanti tamu untuk melakukan registrasi. Dengan suatu alasan bahwa tamu sering mencari barangnya, mulai dari passpor, tanda pengenal diri sampai uang serta barang penting lainnya biasanya ada di salah satu tas yang dibawakan bellboy. 2. Bellboy mengarahkan atau mengantarkan tamu ke reception counter atau front desk . Sampai di counter, tamu akan disambut oleh receptionis dengan ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan sambil tersenyum. di front office counter, receptionist akan menanyakan apakah tamu sudah melakukan pemesanan kamar atau belum, pertanyaan selanjutnya adalah, apakah reservasi yang dilakukan itu melalui perusahaannya atau travel agent. Jika tamu menyatakan telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya maka reception akan mencari data tentang pemesanan yang telah dibuat untuk mempercepat proses check-in. 3. Jika tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka petugas reception akan memastikan pemesanan kamarnya dan melihat metode pembayarannya jika pembayarannya menjadi tanggungan perusahaan maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang berupa guarantee etter GL, atau travel agent voucher. 4. Mengisi registration form dengan cara meminjam identitas tamu yangdapat berupa passpor, KTP, SIM 5. Menyiapkan guest card dan key card, dan menerangkan check-out time dan beberapa fasilitas penting 6. Memberikan kupon sarapan dan kupon lain serta menerangkan kegunaanya 7. Reception mengucapkan selamat beristirahat. B. Prosedur check-in untuk tamu rombongan Prosedur check in untuk tamu rombongan berbeda dengan penanganan untuk tamu perorangan,dikarenakan jumlah kamarnya lebih banyak dan memerlukan perhatian yang khusus dalam hal pencatatan. Beberapa hal khusus tentang proses check-in tamu rombongan check-in bisa di lobby, di restoran atau di function room. Semua itu tergantung dari besarnya rombongan, banyaknya tamu rombongan yang datang, juga tergantung dari fasilitas yang dimiliki hotel. tamu rombongan ke kamar, tidak semua tamu bisa diantar satu per satu, khusus hanya yang memang memerlukannya karena sama sakali tidak tahu letak kamar atau sulit untuk dijelaskan secara verbal saja. 3. Barang tamu, jika itu merupakan rombongan dari jauh dan membawa barang bawaan yang cukup banyak, maka satu persatu harus dicocokkan dengan tour leader, dan dipastikan bahwa tiap barang mempunyai luggage tag yang menunjukkan nama tamu dan kamar yang ditempati. Hal itu untuk memudahkan pengiriman dan menghindari kehilangan barang atau tertukar dengan tamu lain. ada juga rombongan yang barangnya datang beberapa jam sebelum tamunya datang, karena mereka dari luar negeri atau tempat yang jauh sehingga bagasi barang di atur terpisah dengan tamu yang datang. Jika ada kasus demikian, pihak concierge harus menyediakan luggage store, untuk menyimpan semua barang tamu tersebut. Jika tempat penyimpanan barang tidak muat maka barang akan di simpan di area dekat concierge counter/belldesk tetapi diberi pembatas. Berikut ini adalah prosedur penanganan check in untuk tamu rombongan Tamu memasuki hotel dengan bus atau beberapa kendaraan disambut doorman Trolley sudah siap di depan lobby Kalau perlu ada kendaraan untuk mengangkut barang Tambahan personnel disiapkan, kalau perlu ada tambahan tenaga supervisor, manager dan security. Waktu menurunkan barang sebaiknya ada security dan tour leader sebagai saksi jumlah barang. Tour leader ditemui dulu untuk diantar ke lobby, diajak duduk dan berbincang Semua tamu rombongan di persilakan duduk di lobby, lounge atau tempat khusus tidak jauh dari lobby, untuk group check-in Welcome drink sudah disiapkan di tempat kedatangan tamu, jika meeting room dipakai untuk menyambut kedatangan tamu, maka welcome drink juga dikirim ke meeting room tersebut. Bell captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu dan memasang luggage tag Pimpinan rombongan mengisi registration card, satu untuk satu rombongan Receptionist memeriksa registraton card dengan seksama, biasanya disertai dengan lampiran yang diketik rapi, yang menunjukkan alokasi kamar. Cara penyerahan kunci kamar yang praktis adalah dengan menyerahkan semuanya ke tour leader. Bell captain mengatur strategi ke bellboy untuk pendistribusian barang masing-masing tamu ke kamar masing masing. Tamu dipersilakan masuk kamar masing masing setelah diberitahukan nomor kamarnya dan mendapatkan kunci kamar masing masing, bellboy membawakan luggage mereka, khusus yang memerlukan diantar saat itu. Jika tamu datang ke kamar terlebih dahulu maka barang bawaannya akan dikirimkan kemudian. Jika tamu diantar bellboy ke kamar melalui lift, maka tamu dipersilakan masuk lift terlebih dahulu. Setelah sampai di lantai yang dituju, tamu dipersilakan keluar lebih dahulu baru bellboy menyusul dibelakangnya. Apabila jumlah tamu lebih dari empat didalam lift dan dirasa sesak untuk membawa barang tamu kedalamnya, maka bellboy mempersilakan tamu untuk berangkat dahulu ke lantai tertentu, dan bellboy akan menyusul dengan menggunakan lift yang lain. Sebelum memasuki kamar, pintu kamar diketuk tiga kali Bellboy menaruh barang di luggage rack, meletakkan kunci di panel Seorang bellboy yang baik harus bisa menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas yang ada di kamar termasuk beberapa pelayanan yang bisa diberikan untuk tamu selama menginap. Sebelum pergi, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi di card holder amplop kunci, diserahkan ke tamu Kembali ke bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya ke captain Receptionist mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied, dan pesan itu harus dikirim ke semua departemen terkait, misalnya housekeeping, reservation, sales office, dan GM office. Jika hotel telah menggunakan sistem komputerisasi yang canggih, maka sudah ada informasi akan langsung tersebar ke semua departemen secara otomatis dalam detik yang sama. Cara lama, mungkin terjadi di beberapa hotel, semua data tamu akan dimasukkan rekening yang ditangani oleh front office cashier . C. Prosedur penanganan check-in tamu VIP Check-in untuk tamu penting yang biasa disebut dengan singkatan VIP Very Important Person dilakukan sedikit berbeda dengan check-in yang biasa. Tamu VIP adalah orang yang dianggap penting oleh pihak hotel, antara lain kepala negara, menteri, pimpinan perusahaan pelanggan, owner hotel. Check-in akan dilakukan secepat mungkin. Bila tamu sudah melakukan pemesanan sebelumnya maka registration form sudah disiapkan terlebih dahulu. Data diambil dari hasil koresponden saat pemesanan kamar, atau bisa juga diperoleh dari ajudan tamu tersebut. Biasanya pimpinan pemerintahan akan mengutus ajudannya terlebih dahulu untuk melakukan pemesanan kamar. Dengan demikian maka tamu hanya akan tanda tangan saja ketika sampai di counter front desk. Registrasi bisa juga dilakukan di kamar tamu tersebut, jika tamu datang maka bisa langsung ke kamar, tanpa harus ke counter depan terlebih dahulu. Adapun urutan secara terinci adalah sebagai berikut Guest card dan key card sudah siap sebelum tamu datang Mencocokkan nama tamu dengan data di reservasi Memastikan welcome card dan fruit basket sudah ada di kamar, ada juga hotel yang memberikan coklat atau minuman spirit sebagai amenities untuk VIP. Registrasi dilakukan di kamar dan kartu identitas passpor atau KTP dan ada jaminan dari protocol-nya. Kupon sarapan, dan kupon lain sudah dijadikan satu di guest cad, kemudian GRO diminta untuk mengantar tamu VIP sampai ke kamar, GRO memberikan guest card kemudian sambil menyebutkan nomor kamarnya. Mengucapkan selamat beristirahat dan magic words Jika GRO mengantar sampai ke kamar, maka GRO menunjukkan cara membuka pintu dan mempersilakan tamu masuk terlebih dahulu Bellboy dan barang antar dan bukakan pintu tamu Setelah pintu dibuka GRO meletakkan kunci di panel power yang memungkinkan semua electric power terbuka, bisa menyala dan berfungsi semua mulai dari lampu, TV, jam alarm, radio, AC dan perangkat elektronik lainnya. Bellboy menata barang di luggage rack dengan rapi GRO menerangkan kegunaan beberapa peralatan, serta fasilitas yang tersedia di kamar. Memberi kesempatan tamu untu menanyakan yang kurang jelas, dan menawarkan tamu jika ada hal lain yang perlu di kerjakaan GRO maupun bellboy. GRO kembali ke GRO dek dan mengisi keterangan bahwa tamu sudah check-in Bellboy kembali ke Concierge counter dan mengisi errand card, setelah selesai menyerahkannya ke bell captain sebagai laporan bahwa tugas check in telah dilakukanya. Receptionist memastikan bahwa kamar tersebut statusnya sudah berubah dari vacant clean ke occupied, menyiapkan bill, memberi keterangan tentang special request atau pesan khusus bagi tamu tersebut ke departemen terkait, misalnya ada pesan atau surat, disampaikan ke concierge, meminta tambahan air mineral, disampaikan ke housekeeping, tamu tidak mau turn down, diberitahukan ke HK, tamu minta menu restoran, diteruskan ke F&B, pesan limo waktu check-out, pesan disampaikan ke concierge, tamu meminta wake up call, ditindaklanjuti ke operator, dan seterusnya. Pada hotel non komputer sistem, dilanjutkan mengisi rack slip, jika perlu balancing room lagi. Laporan di Bagian Reception Laporan yang dibuat oleh reception pada umumnya disetiap hotel sama, laporan ini akan menjadi sumber bagi FOM untuk membuat perencanaan dan keputusan yang berkaitan dengan memaksimalkan pendapatan 156 kamar. Laporan ini biasanya di buat oleh night reception, yang kemudian diserahkan kepada night auditor untuk diperiksa apakah sudah sesuai dengan catatan kejadian pada hari yang dibuat berupa laporan tingkat hunian kamar atau room sales recapitulation. Laporan ini berguna untuk melihat berapa prosentase tingkat hunian kamar dan pendapatan yang diperoleh dari kamar,dengan menggunakan rumus sebagai berikut a. Persentase tingkat hunian kamar yang di isi oleh seorang tamu Total room sold/payable total room available X 100 % b. Persentase tingkat hunian kamar yang di isi oleh dua orang tamu Total guest-total room sold total room sold X 100% c. Rata-rata pendapatan per kamar Total room revenue total room sold d. Rata-rata harga kamar per orang Total room revenue total guest . PROSEDUR CHECK-OUT PROSEDUR CHECK-OUT Beri Salam. Tanyakan nomor kamarnya, dan masukan kedalam computer PMS. Identifikasikan dengan menanyakan nama tamu untuk mencocokan kebenarannya. Tanyakan apakah tamu mendapatkan hari yang menyenangkan selama menginap di hotel. Beritahukan ke tamu untuk di periksa fasilitas Mini Bar di kamar. Serahkan salinan bill pengeluaran selama tamu menginap beserta bill pendukungnya; Room Charge, Bar, Restaurant, Telephone, Mini Bar dan lainnya. Tanyakan ke tamu mengenai pembayarannya, apakah pembayaran Cash, Kartu Kredit dan apabila sudah ditanggung dengan Guarantee Letter atau Voucher, lihat apa yang tidak ditanggung. KHUSUS PEMBAYARAN CHECK tergantung dari kebijaksanaan Hotel, apakah menerima pembayaran Check Bila menerima Yakinkan Check di isi dengan benar di Counter Periksa jumlah uang yang ditulis sama dengan biaya yang dikeluarkan Periksa tanda ?tangan dan alamat tamu dibelakang Check tersebut Minta kartu kredit tamu untuk di Card Ver sebagai jaminan dari Check tersebut Minta Identitas tamu untuk disamakan dengan alamat yang ada di Check tersebut Cetak invoice dan serahkan ke tamu, bila perlu berikan kartu kredit yang sudah di Card Ver untuk dicocokkan kembali, apakah tamu akan membayar dengan kartu kredit tersebut atau yang lainnya. Bila pembayaran dengan kartu kredit yang sudah di Card Ver dan biaya pengeluarannya sama atau dibawah, tinggal melakukan prosedur Off Line, bila pengeluarannya diatas jumlah yang di Card Ver, lakukan prosedur Off Line sama dengan jumlah yang di Card Ver, sisanya lakukan SALE dengan kartu kredit si tamu. Bila tamu akan membayar dengan kartu kredit lainnya, lakukan SALE langsung di mesin EDC, dan kartu kredit lain yang sudah di Card Ver, lakukan langsung prosedur CANCEL pemblokan dengan cara SALE kartu kredit yang sudah di Card Ver dan langsung VOID di mesin EDC tersebut sehingga nilai jumlah dana yang sudah terblok akan terbuka kembali dalam waktu 1 sampai 4 jam. Tawarkan untuk membuat reservasi kembali Berterima kasih ke tamu untuk menginap di hotel kita Salam Pisah, dengan mengatakan ?Selamat Jalan? atau dalam ekspresi bahasa inggris ?Have a pleasant trip? HakCipta pada Penulis dan dilindungi Undang-undang Hak Penerbitan pada Penerbit Universitas Terbuka Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Jalan Cabe Raya, Pondok Cabe, Pamulang, Tangerang Selatan - 15418 Banten - Indonesia Dilarang mengutip sebagian ataupun seluruh buku ini dalam bentuk apa pun tanpa izin dari penerbit Edisi Kesatu Cetakan pertama, April 2007 Cetakan kedua, Juli e Pimpinan rombongan mengadakan koordinasi dengan pihak hotel, serta melakukan pendaftaran untuk semua anggota group. f Pimpinan rombongan mengadakan breefing kepada groupnya perihal fasilitas yang boleh dan tidak boleh diperbolehkan dihotel ini,serta rencanajadwal selanjutnya. g Pimpinan rombongan menyerahkan kunci serta minta masing-masing serta menandatangani daftar nama yang telah disiapkan h Pelayanan barang bellboy mengantar tamu ekamarnya masing-masing i Barang-barang tamu dikirim kekamar sesuai nomor kamar yang telah ditentukan dengan mencocokkan dengan luggate tag pada masing-masing barang j Memberikan tanda pada tamu yang diharapkan tiba ea k Memberi tanda pada rack status kamar l Reseption memproses data rombongan yang baru tiba memasukkan pada regristation rackrack bill Menangani barang tamu check in dan check out tamu rombongan  Menangani barang check in tamu rombongan 1. Tamu yang memasuki hotel dengan bus atau beberapa kendaraan di sambut oleh door man. 2. Sementara itu trolley sudah di siapkan di depan lobi. Bila perlu dapat juga di siapkan mobil pick up atau kendaraan lain untuk mengangkut barang. Universitas Sumatera Utara 3. Tambahan personil di siapkan, kalau perlu bisa di tambah dengan tenaga supervisor, manager dan sekuriti. 4. Saat menurunkan barang sebaiknya ditunggu oleh sekuriti dan tour leader sebgai saksi dan jumlah barang. 5. Tour leader di temui terlebih dahulu untuk diantar ke lobi, di ajak duduk dan berbincang. 6. Semua tamu rombongan dipersilahkan duduk di lobi atau lounge atau tempat khusus yang tidak jauh dari lobi untuk melakukan group check-in. 7. Welcome drink sudah di siapkan di tempat kedatangan tamu. Jika meeting room dipakai untuk menyambut kedatngan tamu,welcome drink dikirim ke meeting room tersebut. 8. Bell captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu dan memasang luggage tag group. 9. Tour leader mengisi regristationn card, satu untuk satu rombongan. 10. Receptionis memeriksa regristation card dengan seksama. Regristation card ini biasanya disertai dengan lampiran yang menunjukkan alokasi kamar. 11. Cara penyerahan kunci kamar yang praktis adalah dengan menyerahkan semua ke tour leader. 12. Bell captain mengatur bell boy bagaimana mendistribusikan barang masing- masing tamu ke kamar masing-masing. Universitas Sumatera Utara 13. Tamu dipersilahkan masuk kamar masing-masing setelah diberitahu nomor kamar dan mendapatkan kunci kamar masing-masing. Bell boy membawakan luggage mereka, khusus minta untuk diantarkan saat tamu masuk kekamar terlebih dahulu maka barang bawaannya akan dikirimkan kemudian. 14. Jika tamu diantarkan melalui kekamar melalui lift, maka tamu dipersilahkan masukn lift terlebih dahulu. 15. Setelah sampai dilantai yang dituju, tamu dipersilahkan keluar lebih dahulu dan baru kemudian bell boy menyusul dibelakangnya. 16. Apabila jumlah tamu di dalam lift lebih dari empat dan akan menjadi sesak bila membawa barang bawaan tamu ke dalamnya, bell boy mempersilahkan tamu untuk berangkat terlebih dahulu ke lantai yang dituju sementara bell boy menyusul dengan menggunakan lift lain. 17. Sebelum memasuki kamar, pintu kamar diketuk tiga kali. 18. Bell boy menaruh barang luggage rack dan meletakkan kunci di panel. 19. Bell boy harus menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas yang ada dikamar, termasuk beberapa servis yang dapat diminta oleh tamu selama menginap. 20. Sebelum pergi, bell boy sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi di card holderamplop kunci yang diserahkan ke tamu. 21. Bell boy kembali ke bell boy station, mengisi errand card dan menyerahkan nya ke bell captain. Universitas Sumatera Utara 22. Resepsinonis mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied, dan pesan itu harus dikirim ke semua department yang terkait, seperti housekeeping, reservasi, sales office, dan GM office. Jika hotel telah menggunakan system komputerisasi yang tercanggih, data itu akan secara otomatis tersebar ke semua department dalam detik yang sama. 23. Untuk yang masih menggunakan cara lama, semua sata tamu akan dimasukkan ke rekening yang ditangani olehy Front Office Cashier. Beberapa catatan untuk proses check-in tamu rombongan 1. Tempat check-in dapat di lobi, restoran, group lounge, atau di function room, tergantung besarnya rombongan, banyaknya orang yang datang, juga fasilitas yang dimiliki hotel. 2. Untuk mengantar tamu kekamar, atau yang letak kamarnya sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata saja. 3. Barang bawaan tamu, jika jumlah banayak, satu persatu harus dicocokkan bersama dengan tour leader, dan dipastikan bahwa setiap barang mempunyai luggage tag yang menunjukkan nama tamu dan kamar yang ditempati. Hal itu memudahkan pengiriman dan menghindari kehilangan barang atau tertukar dengan tamu lain. 4. Terkadang ada rombongan yang barang bawaan mereka datang terlebuh dahulu. Bila demikian, concierge harus menyediakan luggage store untuk menyimpan barang-barang tersebut. Jika tempat penyimpanan barang tidak muat maka barang Universitas Sumatera Utara akan disimpan di dekat concierge counter dengan diberi pembatas supaya tidak tercerai-berai.  Men-Sortir Barang Tamu Rombongan Sorting Mensortir barang tamu rombongan dilakukan untuk memudahkan proses pengantaran barang ke masing-masing kamar tamu. Prosedur Pensortiran dilakukan dengan cara a. Berdasarkan Lokasi Tiap-tiap barang disortir berdasarkan lokasinya masing-masing, contoh Gedung A, Gedung B, Bungalow A, Bungalow B, Garden Wing, Beach Wing dsb. b. Berdasarkan Lantai Setelah barang disortir berdasarkan lokasi, selanjutnya barang disortir berdasarkan lantai, contoh lantai 1, Lantai 2, Lantai 3 dst. c. Berdasarkan Nomor Kamar Kemudian kegiatan sortir selanjutnya ialah barang disortir berdasarkan nomor kamarnya masing-masing, contoh 106,107, 209,210, 307, 308, dst Universitas Sumatera Utara A. Pengantaran Delivery a. Sistem Pengantaran 1 Berdasarkan Lokasi 2 Berdasarkan Lantai 3 Berdasarkan Nomor Kamar b. Penggunaan Peralatan 1 Kereta barang Luggage Cart Trolley = Hand luggage cart. 2 Kereta barang listrik Electric Luggage Cart B. Pencatatan a. Rooming list Informasi yang harus dicatat pada Rooming List 1 Jumlah dari tiap-tiap barang untuk masing-masing Nomor Kamar Contoh. Room 312 has 3 pieces, 314 has 2 pieces, etc. 2 Jumlah seluruh barang anggota tamu rombongan Contoh. “KOUNI” has 31 pieces. 3 Uraian dari seluruh jenis barang tamu rombongan Contoh. 31 pieces 13 suite cases, 4 Val packs, 7 vanity cases, 2 hand bags, 1 golf bag and 4 brief cashier. Universitas Sumatera Utara b. Bellboy Errand Card Pencatatan pada Bellbot Errand Card untuk penanganan barang tamu rombongan dilakukan sama seperti dalam penanganan tamu individu. 1 Jumlah barang untuk tiap-tiap kamar 2 Jumlah seluruh barang bawaan tamu rombongan  Menangani pengambilan barang yang disimpan a Minta lah bukti clim check dengan sopan b Kalau hilang tanyakan identitas tamu c Cocokkan luggage claim dengan tamu d Check apakah tamu masih ada kewajiban dengan pihak hotel infokan ke cashier  Menangani barang check out tamu rombongan 1. Sehari sebelum check-out, tour leader atau pimpinan rombongan biasanya memberitahukan kepada Staff Front Desk bahwa untuk keberangkatan rombongan itu pengumpulan barang-barang dari kamar akan dilakukann pada jam tertentu, misalnya setelah makan siang. 2. Berdasarkan pemberitahuan ini maka front desk akan memeberitahukan kepada bagian-bagian lain agar memepersiapkan diri sesuai dengan bidangnya untuk member pelayanan sebaik mungkin pada saat rombongan tersebut akan berangkat seperti Uniformed service, Front office Cashier, Housekeeping, room Serevice, Front Office Universitas Sumatera Utara Cashier, Housekeeping, room service, semua restoran dan yang lain sesuai dengan prosedur di hotel itu 3. Pada waktu yang telah ditetapkan bell captain dengan rooming list akan memimpin para bellboy dengan jumlah yang diperlukan berangkat ke kamar-kamar anggota rombongan untuk member pelayanan dengan mengangkut barang-barang milik tamu 4. Bellboy siap di depan kamar, berdiri di depan kamar dan mengetuk pintu kamar dengan hati-hati sambil mengatakan,’’bell boy,please,’ dan menunggu sampai pintu kamar di buka oleh tamu 5. Bell boy menyapa dengan ramah, sopan, dan sambil tersenyum menyampaikan bahwa ia siap membantu. Bell boy mengambil barang-barang tamu yang sudah siap di atur, membantu tamu memeriksa kamar dan kamar amndi apakah ada barang tamu yang tertinggal sambil memeriksa apakah ada barang milik hotel yang rusak atau hilang, dan memeriksa minibar apakah ada minuman yang berkurang untuk di laporkan ke Front Office Cashier 6. Sebelum meninggalkankamar, bell boy ,mematikan semua lampu,tv, radio yang ada dikamar, mengunci kamr dan membawa kuncinya bilamana ditinggalkan oleh tamu. 7. Untuk tamu rombongan, bell boy tidak perlu ke lobi bersama-sam dengan tamu karena seorang bell boy mungkin harus mengumpulkan dan membawa barang beberapaorang tamu sekaligus. Universitas Sumatera Utara 8. Front Office Cashier yang bertugas segera menelpon housekeeping restoranbar cashier dan room service untuk menanyakan apakah masih ada bill atas nama kamar- kamar tertentu dengan rincian nomor kamarnya. Anggota rombongan yang amsih mengkonsumsi makanan ekstra pada saat check-out diminta untuk membayarnya secara pribadi perorangan sementara bill yang masih tertinggal akan segera dikirim ke Front Office Cashier. 9. Pada saat tamu tiba di konter Front office Cashier, petugas menyapa dengan sopan sambil tersenyum ramah, dan menanyakan nomor kamar tamu tersebut dan mengambil personal bill dan mempostingnya pada folio tamu. Tagihan itu diserahkan kepada tamu untuk diteliti personal bill ini dimintakan pembayaran secara tunai kepada tamu kondisi folio setelah dibayar tamu akan menjadi 0. 10. Sedangkan master bill yang akan ditagih sesuai dengan voucher yang akan dilampirkan di dalam bill itu, ditandatangani oleh ketua rombongan tour and tour leader. 11. Setelah tour leader dan anggota rombongan menyelesaikan pembayarannya di Front Office Cashier, mereka menuju ke reception desk untuk menyerahkan kunci kamar sambil menanyakan apakah masih ada surat atau pesan yang mu gkin tertinggal di key box. 12. Resepsionis menerima mereka dengan sappan yang sopan dan ramah. Sambil tersenyum resepsionis mengambil kunci kamar yang diserahkan oleh tamu dan Universitas Sumatera Utara kemudian memeriksa surat atau pesan yang mungkin masih tertinggal di key box. Bila ada maka harus langsung diserahkan kepada tamu. Demikian juga barang- barang milik tamu yang masih tersimpan di safe deposit box. 13. Resepsionis menyampaikan terimakasih atas kunjungan rombongan itu dan mengharap di lain waktu agar kembali lagi. Resepsionis kemudian mengucapkan selamat jalan. 14. Ketua rombongan bersama-sam bell captain akan memeriksa barang-barang milik anggota rombongan, apakah sudah tepat jumlahnya. Setelah dihitung oleh ketua rombongan barulah kemudian diserahkan kepada yang akan mengantarkan rombongan. 15. Rombongan meninggalkan lobi menuju main entrance di mana kendaraan sudah disiapkan untuk mengangkut rombongan tersebut. 16. Doorman membuka pintu kendaraan dan menyapa tamu dengan sopan dan senyum ramah. 17. Bell captain mengucapkan terima kasih atas kunjungan rombongan itu, menyampaikan selamat jalan dan mengharapkan kedatangan mereka di waktu mendatang. 18. Setelah tamu masuk ke kendaraan, doorman menutup pintu kendaraan dan menyampaikan selamat jalan. Kendaraan bergerak meninggalkan hotel. Universitas Sumatera Utara  Prosedur Penanganan Barang Tamu Yang Ingin Pindah Kamar antara lain  Permintaan pindah kamar disetujui Reception kemudian menghubungi belldesk.  Chief Porter memerintahkan bellboy untuk memindahkan barang.  Bellboy meminta Room Change slip dari Reception dan Bellboy errand card dari Bell Captain, beri tanda check list pada Room Change dan isi waktu dengan jam dimulai.  Minta kunci kamar yang baru kepada receptionist. Bellboy menuju kamar tamu yang lama.  Ketuk pintu dan sebutkan “Porterbellboy … please” 3x.  Bila ada tamu, tunggu tamu membukakan pintu. Tanyakan apakah tamu akan segera pindah ke kamar yang baru. Tawarkan bantuan untuk membantu mengepak barang bawaan tamu.  Beri tahu tamu anda akan membantu mengecek kamar untuk memeriksa bila ada barang tamu yang tertinggal.  Bila telah selesai, keluarkan barang tamu dan tempatkan di trolley dengan aman.  Matikan semua lampu, TV, AC dan tutup pintu kamar.  Antar tamu ke kamar yang baru.  Ketuk pintu kamar sebutkan identitas “PorterBellboy….please” 3x.  Buka pintu perlahan-lahan, pastikan status kamar Vacant ready. Masuk ke kamar, buka tirai, cek semua lampu, TV dan hidupkan AC. Universitas Sumatera Utara  Persilahkan tamu masuk ke kamar.  Masukan barang-barang bawaan tamu dan tempatkan pada tempat yang semestinya.  Tawarkan untuk membantu membongkar barang bawaan tamu dan mengatur penempatannya.  Bila sudah selesai mohon diri pada tamu dan tutup pintu kamar perlahan-lahan.  Lengkapi bellboy errand card dan serahkan kunci kamar lama dan 1 lembar copy room change slip pada receptionist dan 1 lembar lainnya pada FOC.  Serahkan Bellboy Errand Card dan Room Change slip kepada Bell Captain  Adapun metode penanganan barang bawaan tamu yaitu  Lifting adalah teknik mengangkat barang tamu. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengangkat barang bawaan tamu dengan mengenali tanda yang ada pada barang seperti  Tanda-tanda teknik pengangkatan barang  Stacking adalah teknik meletakkan atau menumpuk barang dengan cara yang benar dan tepat untuk menghindari kerusakan atau keretakan pada barang. Teknik meletakkan barang tersebut juga berlaku bagi bellboy bila meletakkan barang pada kereta barang dan pada bagasi bus atau taxi.  Menumpuk dan meletakkan tas barang yang paling keras dibagian bawah  Menumpuk dan meletakkan tas barang yang paling tebal dibagian bawah  Menumpuk dan meletakkan tas barang yang paling besar dibagian bawah Universitas Sumatera Utara Pelayanan Pengemasan Barang Bawaan Tamu Liputan6: RSS2 Feed OJK: Masyarakat Jangan Terlena, Kalau Ada Uang Tetap Harus Bayar Kredit 30 Kata unt 1KUNCI JAWABAN MODUL MENYEDIAKAN LAYANAN PORTER/BELLMAN Bab 1 Hal 34 sd 38 a. Pilihan ganda 1. b 6. b 11. d 16. b 21. b 2. c 7. a 12. b 17. d 22. d 3. e 8. b 13. e 18. e 23. b 4. a 9. b 14. a 19. b 24. b 5. d 10 . d 15. c 20. a 25 c b. Isian Singkat No. Nama daftar, formulir atau kartu Pengertian dan kegunaan 1 Luggage tag Kartu yang digantungkan pada barang bawaan tamu, agar tidak tertukar dengan barang bawaan tamu lain. 2 Baggage claim tag Kartu tanda bukti penitipan barang sementara waktu di luggage store, digunakan sebagai bukti penitipan dan pengambilan barang. 3 Bellman errand card Formulir/kartu yang digunakan untuk mencatat segala aktivitas yang berhubungan dengan penanganan barang bawaan tamu sejak tamu tiba, selama tinggal jika terjadi perpindahan kamar, dan ketika tamu meninggalkan hotel. 4 Group errand card Kartu yang digunakan khusus untuk penanganan barang bawaan tamu rombongan/group. 25 Bellman control sheet Kartu/formulir pengawasan yang digunakan oleh bell captain untuk mencatat kegiatan bellboy selama menangani barang bawaan tamu saat tiba, pindah kamar, atau berangkat meninggalkan hotel. 6 Luggage room book Buku pencatatan penitipan barang tamu yang dititipkan di luggage store. Buku ini mencatat aktivitas keluar masuknya barang yang dititipkan. 7 Expected arrival list Format yang mencatat mengenai nama-nama tamu yang diharapkan tiba. 8 Expected departure list Format yang mencatat mengenai nama-nama tamu yang diharapkan berangkat. 9 Room change form Formulir yang digunakan dalam prosedur perpindahan tamu ke kamar lain. Formulir ini diberikan dari reception ke bellman, dna pihak terkait. 10 Roooming list Bentuk daftar kamar tamu berisi informasi tamu rombongan yang digunakan bellman untuk memperkirakan alur kerja yang akan dilakukan, dan sebagai acuan dalam mendistribusikan barang-barang tamu. c. Esai 3a. Ketika tiba di hotel, tamu rombongan akan langsung diarahkan ke lokasi yang telah dipersiapkan. Penanganan pada tahap ini dilakukan oleh GRO Guest Relation Officer atau staf yang secara khusus ditunjuk, sedangkan barang bawaan rombongan dikelola oleh bellman. b. Sebelum menuju kamar, rombongan akan mendapatkan pembagian kunci dari ketua rombongan Tour Leader/TL. c. Bell captain berkoordinasi dengan tour leader untuk memperoleh rooming list d. Diperlukan beberapa staf yang bekerja terkoordinasi untuk menangani tamu rombongan. Harus ada staf khusus yang bertugas mengarahkan tamu menuju lift dan memastikan rombongan menuju lantai dan kamar yang benar. Di hotel besar/tertentu ada petugas khusus yang menangani keperluan tamu selama di dalam lift. Petugas ini disebut operator atau elevator operator. e. Satu atau lebih petugas berada di lantai yang dituju untuk mengarahkan rombongan ke kamar masing-masing dan menjelaskan fasilitas yang ada di kamar. 2. Tamu VIP harus mendapat perlakuan berbeda, dan manfaat yang diperoleh hotel dengan kedatangan tamu tersebut Kedatangan tamu VIP, apalagi jika mereka adalah pesohor kelas dunia, akan meningkatkan kelas dan prestise hotel. Semakin terkenal tamu VIP tersebut, semakin terkenal pula tempat hotel tersebut. Hal ini karena kedatangan pesohor tersebut akan diliput oleh media cetak maupun elektronik yang kemudian akan dipancarluaskan ke seluruh negeri bahkan dunia. 3. Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan a. Memeriksa ulang group arrival list Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa kedatangan tamu rombongan sudah sesuai dengan yang diharapkan. Beberapa hal yang harus diperhatikan adalah 1 Bell captain harus memeriksa dan mencocokkan group arrival list dengan bagian reception. 43 Selalu menggunakan teknik yang tepat untuk menghindari terjadinya kerusakan. b. Menempatkan barang bawaan tamu Barang bawaan tamu ditempatkan di dekat pintu utama dan dikelompokkan menurut jenisnya untuk memudahkan penghitungan. c. Menghitung barang bawaan tamu Penghitungan barang dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah barang yang tiba sudah tepat, sekaligus menghindari adanya barang yang tertinggal di kendaraan atau mungkin di bandara. Tahapan yang harus dilakukan bellman adalah 1 Menghitung jumlah masing-masing jenis barang, memeriksa kondisi barang, dan memastikan tidak ada kerusakan. 2 Menginformasikan kepada tour leader mengenai jumlah barang dan kondisinya secara rinci dan lengkap. Setelah diperiksa tour leader lalu dicatat dalam group arrival list. 3 Memasang luggage tag yang sudah diisi informasi mengenai nama tamu, nomor kamar, sesuai dengan nomor kamar yang tertera pada rooming list 4 Menyortir barang tamu rombongan untuk memudahkan pendistribusian ke kamar masing-masing. Penyortiran dilakukan berdasarkan lokasi, lantai, kamar, dan penyusunan barang di trolley diurutkan sesuai dengan kamar terdekat ke kamar terjauh. d. Pengantaran barang bawaan tamu Pengantaran barang sebaiknya dilakukan menggunakan lift khusus barang. Apabila hotel tidak memiliki lift khusus barang, gunakan lift tamu, tetapi tidak bersamaan dengan tamu. Gunakan lift saat kosong, untuk menghindari ketidaknyamanan pengguna lift lain. 54. Sketsa alur penanganan tamu perorangan dari sebelum tiba, pada saat tiba sampai dengan tamu tersebut masuk kamar Komando tamu perorangan Komando internal 5. Prosedur penanganan tamu yang pindah kamar a. Petugas yang mempunyai wewenang untuk memberikan ijin kamar pindah bagi tamu adalah front office manager, assistant front office manager, dan chief of receptionist. Jika ada tamu yang pindah kamar, bell captain akan memberikan room change form dari reception kepada bellman. Setelah mendapatkan room change form, bellman akan meminta kunci kamar yang baru kepada receptionist untuk diberikan kepada tamu. b. Bellman herus memeriksa kembali penempatan barang dan kondisi barang yang akan dipindahkan ke kamar yang baru. Selain itu, bellman juga harus memeriksa barang milik tamu yang mungkin tertinggal atau barang hotel yang mungkin rusak. Jika terjadi kerusakan, segera informasikan kepada tamu untuk konfirmasi. c. Saat tamu pindah kamar, pemindahan harus dilakukan dengan menggunakan metode yang tepat untuk menghindari kerusakan. Barang yang sudah dipindahkan, diletakkan di tempat yang sama seperti sebelumnya, atau di tempat yang semestinya, seperti closet, dresser desk, luggage rack, folding luggage rack, dan lain-lain. Bellman Menyiapkan perlengkapan trolley, Menyiapkan expected arrival guest list dan rooming list. Menyiapkan formulir dan kartu Bell captain Mengelola formulir/kartu untuk evaluasi Pendaftaran Reception Bellman mengantar barang Penyerahan amplop + guest card dan kunci kamar Penyambutan Tamu tiba LOBBY HOTEL 6d. Jika proses pemindahan barang sudah selesai, bellman harus menandatangani room changeform. Form ini dibuat untuk didistribusikan ke bagian terkait, antara lain front office cashier, telephone operator, housekeeping, laundry dan reception. e. Selanjutnya, bellman mengembalikan kunci kamar yang lama ke reception. Kemudian bellman melengkapi errand card dan menyerahkannya pada bell captain. Bab 2 Hal 48 sd 51 a. Pilihan ganda 1. b 6. d 11. b 2. a 7. d 12. e 3. d 8. d 13. c 4. c 9. e 14. b 5. c 10. b 15. d b. Isian Singkat No. Keterangan Pengertian dan atau kegunaannya 1 Baggage claim tag Kartu tanda bukti penitipan barang sementara waktu di luggage store, digunakan sebagai bukti penitipan dan pengambilan barang. 2 Storage Penyimpanan barang. 3 Valuable thing Barang yang mempunyai nilai ekonomis tinggi. 4 Invaluable thing Barang yang nilai ekonomisnya kurang. 5 Over handle 6 Safety box Digunakan hanya untuk menyimpan barang-barang yang dianggap berharga, dan terbuat dari besi baja yang sangat kuat, terdiri dari banyak kotak/box yang diberi nomor untuk menunjukkan kepemilikan. 7membuka safety box digital. 8 Master key Digunakan untuk membuka safety box bersamaan dengan kunci yang dipegang oleh pemakai box. 9 Lost and Found Form yang berisi jenis dan jumlah barang, waktu penemuan, lokasi penemuan, keadaan barang, tanggal penemuan, dan lain-lain yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan. 10 Chief concierge Sebutan untuk kepala/pimpinan dari bagian uniformed service. c. Esai 1. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menangani titipan barang tamu Setiap barang yang dititipkan harus dicatat dalam log book penitipan barang. Kemudian bellman harus mengisi luggage tag sesuai dengan jumlah barang, jenis barang, tanggal penitipan, nama tamu dan nomor kamar yang menitipkan, serta paraf petugas yang menerima penitipan. Luggage tag dipotong menjadi dua bagian, satu diberikan kepada tamu sebagai bukti penitipan dan pengambilan barang, satu lagi diikatkan pada barang tamu. 2. Barang berharga harus diperlakukan berbeda, dan prosedur penyimpanannya Pembedaan terhadap klasifikasi barang lebih dimaksudkan untuk mempermudah pengawasan dan penyimpanan. Barang berharga biasanya diberi tanda khusus untuk lebih diperhatikan. Penyimpanan barang berharga dilakukan melalui safety box. Setiap safety box memiliki dua lubang kunci, masing-masing kotak hanya memiliki satu anak kunci, tetapi ada kunci master yang disimpan oleh front office. Pada saat membuka box, harus ada petugas dan tamu yang akan memasukkan anak kunci dan memutarnya secara bersamaan. 3. Prosedur penyimpanan barang bawaan tamu yang dititipkan 1 Barang yang dititipkan diberi tanda/luggage tag setelah diisi nama tamu dan nomor kamar, jenis dan jumlah barang, tanggal dan waktu penitipan, tanda tangan petugas. Berikan satu lembar kepada tamu sebagai bukti penitipan 8dan pengambilan barang titipannya. Satu lembar potongannya, diberi karet/benang dan diikatkan pada barang yang dititipkan. 2 Mengisi log book penitipan dan mencatat nomor luggage tag-nya. 3 Mengunci kunci store, mengisi log book pengambilan kunci untuk memudahkan pengawasan kunjungan ke store. 4 Menyimpan di rak dalam store. Barang berat disimpan di rak bawah sedangkan yang ringan di bagian atas. 5 Mengisi log book penyimpanan barang titipan di store. 6 Mengunci pintu dan mengembalikan kunci, mengisi log book pengembalian kunci. 7 Setiap akhir shift, bell captain akan memeriksa semua log book penyimpanan, pengambilan dan pengembalian kunci. Jumlah dan kondisi barang yang dititipkan disesuaikan dengan semua catatan di log book untuk memastikan semua aman. 8 Bell captain melakukan serah terima dengan bell captain shift berikutnya. 9 Serah terima dianggap selesai setelah semua log book, kunci, dan barang penitipan diperiksa kebenarannya. 4. Sketsa alur penanganan penitipan barang bawaan tamu dari awal sampai barang tersebut diambil kembali Form kerja penitipan barang Barang bawaan tamu Valuable goods/ invaluable goods Perorangan/ rombongan Tertinggal Valuable safety box Invaluable store Perorangan Diberi luggage tag, dicatat di log book, disimpan di store. Rombongan Dicocokkan dengan rooming list, diberi luggage tag, ditata di atas trolley Formulir lost 95. Langkah penggunaan safety box a. Safety box yang belum digunakan harus selalu dalam keadaan terbuka. b. Tutup safety box setelah barang dimasukkan. Tekan tombol reset, diikuti dengan 4 nomor sandi dan tombol store. c. Untuk membuka safety box, tekan 4 nomor digit PIN maka safety box akan otomatis terbuka. Bab 3 Hal 60 sd 62 a. Pilihan ganda 1. b 6. c 2. c 7. b 3. d 8. d 4. b 9. c 5. a 10. e b. Isian Singkat No. Keterangan Pengertian dan atau kegunaannya 1 Valet card Tanda bukti saat tamu akan mengambil mobil yang diparkirkan. 2 Paging board Papan yang bertuliskan nama tamu yang sedang dicari beserta nomor kamarnya. Papan ini 10digunakan untuk mencari tamu yang dicari pengunjung hotel atau penelpon yang ingin bertamu atau berbicara dengan tamu yang dimaksud. 3 Pageboy Staf hotel yang bertugas untuk mencari dan memanggil tamu, pada hotel besar. 4 Past mail Surat untuk tamu yang sudah meninggalkan hotel. 5 Staff mail surat yang ditujukan untuk staf hotel. Surat-surat ini akan diserahkan kepada bagian personalia untuk didistribusikan kepada staf yang bersangkutan. c. Esai 1. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menangani surat untuk karyawan Surat untuk karyawan diserahkan kepada bagian personalia untuk didistribusikan kepada staf yang bersangkutan. Setiap pengiriman surat selalu dibuatkan catatan di expedition book. 2. Past mail dan cara penanganannya Past mail ialah surat untuk tamu yang sudah meninggalkan hotel. Beberapa hotel akan meminta tamu untuk meninggalkan alamat untuk penerusan surat mail forwarding address. Hal ini akan memudahkan pihak hotel dalam mengirimkan surat atau informasi lain setelah tamu meninggalkan hotel. Selain itu, alamat tamu yang telah berangkat dapat pula diperoleh dari guest history card. 3. Langkah-langkah melakukan paging dengan menggunakan paging board a. Jika mencari tamu melalui telepon, diminta untuk menunggu. b. Cek keberadaan tamu. Bisa dicek melalui sistem komputer jika tamu tersebut memberitahukan kemana dia akan pergi. c. Jika keberadaan tamu tidak dpaat ditemukan, bellman akan berkeliling area menggunakan paging board yang bertuliskan nama tamu yang sedang dicari dan nomor kamarnya, serta membunyikan bel untuk menarik perhatian. 11d. Apabila tamu yang dicari sudah diketemukan, arahkan tamu tersebut untuk menghampiri bagian reception untuk menerima sambungan telponnya atau pertemukan dengan tamu yang mencari. e. Jika tidak ada respon, bellman segera menginformasikan ke reception untuk melanjutkan kepada si penelpon. f. Reception akan menawarkan bantuan untuk menitipkan pesan kepada penelepon dan meminta nomor telepon yang bisa dihubungi untuk disampaikan kepada tamu yang dicari untuk melakukan telepon balik. g. Paging juga dapat dilakukan dengan menggunakan pelantang suara loudspeaker. Cara ini lebih efektif karena dapat menjangkau wilayah yang sangat luas dan dapat didengar oleh semua tamu, sehingga tamu bersangkutan dapat langsung mengetahui kalau sedang dicari. Kelemahan model ini adalah rahasia tamu menjadi diketahui oleh semua orang. Oleh karena itu paging dengan loudspeaker ini menjadi alternatif yang jarang dipilih. 4. Sketsa alur penanganan pelayanan valet a. Memeriksa kendaraan tamu. Jika ada kerusakan atau ada barang berharga yang ditinggalkan di dalam mobil dikonfirmasikan kepada tamu. Catat barang-barang yang ditinggal di mobil untuk diketahui tamu agar tidak terjadi klaim yang mungkin timbul pada saat tamu mengambil mobilnya. b. Menggunakan valet parking card. Satu bagian diberikan kepada tamu, dan satu bagian digantungkan pada kunci mobil. Kunci mobil akan disimpan di kotak yang sudah dipersiapkan dalam keadaan terkunci. c. Menulis tanggal, nomor mobil, waktu kedatangan, lokasi parkir, dan petugas parkir. d. Memarkirkan mobil tamu ditempat yang ditentukan dengan hati-hati untuk menghindari terjadinya tabrakan atau hal lain yang tidak diinginkan. 5. Langkah pengiriman surat untuk karyawan Surat didistribusikan ke departemen atau bagian terkait dan dibuatkan catatan penerimaan. 12EVALUASI Hal 66 sd 71 a. Pilihan ganda 1. b 11. d 21. e 2. c 12. b 22. c 3. e 13. e 23. b 4. a 14. a 24. d 5. d 15. c 25. b 6. b 16. d 26. c 7. a 17. d 27. d 8. b/d 18. e 28. b 9. b 19. b 29. a 10. d 20 b 30 c b. Isian Singkat No. Keterangan Menjelaskan pengertian dan/atau kegunaannya 1 Group errand card Kartu yang digunakan khusus untuk penanganan barang bawaan tamu rombongan/group. 2 Late check-out Keberangkatan keterlambatan tamu adalah suatu keadaan ketika tamu melewati batas waktu keberangkatan yang telah ditentukan. 3 Escorting Kegiatan mengantar/mengarahkan tamu, seperti mempersilahkan tamu untuk registrasi, dan mengantar tamu ke kamar. 4 Past mail Surat untuk tamu yang sudah meninggalkan hotel. 5 Staff mail Surat-surat yang ditujukan untuk staf hotel. Surat-surat ini akan diserahkan kepada bagian personalia untuk didistribusikan kepada staf yang bersangkutan. 6 Greeting Memberi salam kepada tamu. 7 Lost and Found Form Formulir yang berisi jenis dan jumlah barang, waktu penemuan, lokasi penemuan, keadaan barang, tanggal penemuan, dan lain-lain yang 13berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan. 8 Paging call Kegiatan pencarian dan pemanggilan tamu. 9 Airport representative Bagian dari hotel yang ditampilkan di airport. Kerja airport representative didukung oleh bellman, atau dengan kata lain tugas airport representative akan dilanjutkan oleh bellman ketika tamu sudah sampai di hotel, dari kedatangan, selama tinggal, dan keberangkatannya. 10 Electric trolley Jenis trolley yang dioperasikan oleh tenaga mesin, biasanya digunakan di hotel yang berkonsep garden hotel yang memiliki daerah operasional yang sangat luas, lokasi front office dengan kamar maupun antara satu kamar dengan kamar lain berjauhan. c. Esai 1. Langkah yang harus dilakukan dalam menangani tamu rombongan yang akan tiba a. Ketika tiba di hotel, tamu rombongan akan langsung diarahkan ke lokasi yang telah dipersiapkan. Penanganan pada tahap ini dilakukan oleh GRO Guest Relation Officer atau staf yang secara khusus ditunjuk, sedangkan barang bawaan rombongan dikelola oleh bellman. b. Sebelum menuju kamar, rombongan akan mendapatkan pembagian kunci dari ketua rombongan Tour Leader/TL. 14c. Bell captain berkoordinasi dengan tour leader untuk memperoleh rooming list d. Diperlukan beberapa staf yang bekerja terkoordinasi untuk menangani tamu rombongan. Harus ada staf khusus yang bertugas mengarahkan tamu menuju lift dan memastikan rombongan menuju lantai dan kamar yang benar. Di hotel besar/tertentu ada petugas khusus yang menangani keperluan tamu selama di dalam lift. Petugas ini disebut operator atau elevator operator. e. Satu atau lebih petugas berada di lantai yang dituju untuk mengarahkan rombongan ke kamar masing-masing dan menjelaskan fasilitas yang ada di kamar. 2. Tamu VIP harus diperlakukan berbeda, dan manfaat yang akan diperoleh hotel dengan kedatangan tamu tersebut Kedatangan tamu VIP, apalagi jika mereka adalah pesohor kelas dunia, akan meningkatkan kelas dan prestise hotel. Semakin terkenal tamu VIP tersebut, semakin terkenal pula tempat hotel tersebut. Hal ini karena kedatangan pesohor tersebut akan diliput oleh media cetak maupun elektronik yang kemudian akan dipancarluaskan ke seluruh negeri bahkan dunia. 3. Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan a. Memeriksa ulang group arrival list Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa kedatangan tamu rombongan sudah sesuai dengan yang diharapkan. Beberapa hal yang harus diperhatikan adalah 1 Bell captain harus memeriksa dan mencocokkan group arrival list dengan bagian reception. 2 Mengeluarkan barang bawaan tamu rombongan dari kendaraan. 3 Selalu menggunakan teknik yang tepat untuk menghindari terjadinya kerusakan. b. Menempatkan barang bawaan tamu Barang bawaan tamu ditempatkan di dekat pintu utama dan dikelompokkan menurut jenisnya untuk memudahkan penghitungan. 15Penghitungan barang dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah barang yang tiba sudah tepat, sekaligus menghindari adanya barang yang tertinggal di kendaraan atau mungkin di bandara. Tahapan yang harus dilakukan bellman adalah 1 Menghitung jumlah masing-masing jenis barang, memeriksa kondisi barang, dan memastikan tidak ada kerusakan. 2 Menginformasikan kepada tour leader mengenai jumlah barang dan kondisinya secara rinci dan lengkap. Setelah diperiksa tour leader lalu dicatat dalam group arrival list. 3 Memasang luggage tag yang sudah diisi informasi mengenai nama tamu, nomor kamar, sesuai dengan nomor kamar yang tertera pada rooming list 4 Menyortir barang tamu rombongan untuk memudahkan pendistribusian ke kamar masing-masing. Penyortiran dilakukan berdasarkan lokasi, lantai, kamar, dan penyusunan barang di trolley diurutkan sesuai dengan kamar terdekat ke kamar terjauh. d. Pengantaran barang bawaan tamu Pengantaran barang sebaiknya dilakukan menggunakan lift khusus barang. Apabila hotel tidak memiliki lift khusus barang, gunakan lift tamu, tetapi tidak bersamaan dengan tamu. Gunakan lift saat kosong, untuk menghindari ketidaknyamanan pengguna lift lain. 4. Sketsa alur penanganan tamu perorangan dari sebelum tiba, pada saat tiba sampai dengan tamu tersebut masuk kamar Bellman Menyiapkan perlengkapan trolley, Menyiapkan expected arrival guest list dan rooming list. Menyiapkan formulir dan kartu Bell captain Mengelola formulir/kartu untuk evaluasi Pendaftaran Reception Bellman mengantar barang Penyerahan amplop + guest card dan kunci kamar Penyambutan Tamu tiba LOBBY HOTEL 16Komando tamu perorangan Komando internal 5. Prosedur penanganan tamu yang pindah kamar a. Petugas yang mempunyai wewenang untuk memberikan ijin kamar pindah bagi tamu adalah front office manager, assistant front office manager, dan chief of receptionist. Jika ada tamu yang pindah kamar, bell captain akan memberikan room change form dari reception kepada bellman. Setelah mendapatkan room change form, bellman akan meminta kunci kamar yang baru kepada receptionist untuk diberikan kepada tamu. b. Bellman herus memeriksa kembali penempatan barang dan kondisi barang yang akan dipindahkan ke kamar yang baru. Selain itu, bellman juga harus memeriksa barang milik tamu yang mungkin tertinggal atau barang hotel yang mungkin rusak. Jika terjadi kerusakan, segera informasikan kepada tamu untuk konfirmasi. c. Saat tamu pindah kamar, pemindahan harus dilakukan dengan menggunakan metode yang tepat untuk menghindari kerusakan. Barang yang sudah dipindahkan, diletakkan di tempat yang sama seperti sebelumnya, atau di tempat yang semestinya, seperti closet, dresser desk, luggage rack, folding luggage rack, dan lain-lain. d. Jika proses pemindahan barang sudah selesai, bellman harus menandatangani room changeform. Form ini dibuat untuk didistribusikan ke bagian terkait, antara lain front office cashier, telephone operator, housekeeping, laundry dan reception. 17e. Selanjutnya, bellman mengembalikan kunci kamar yang lama ke reception. Kemudian bellman melengkapi errand card dan menyerahkannya pada bell captain. 6. Barang berharga harus diperlakukan berbeda, dan prosedur penyimpanannya Pembedaan terhadap klasifikasi barang lebih dimaksudkan untuk mempermudah pengawasan dan penyimpanan. Barang berharga biasanya diberi tanda khusus untuk lebih diperhatikan. Penyimpanan barang berharga dilakukan melalui safety box. Setiap safety box memiliki dua lubang kunci, masing-masing kotak hanya memiliki satu anak kunci, tetapi ada kunci master yang disimpan oleh front office. Pada saat membuka box, harus ada petugas dan tamu yang akan memasukkan anak kunci dan memutarnya secara bersamaan. 7. Letak posisi ideal seorang bellman saat menunggu tamu yang sedang registrasi Biasanya dekat dengan pintu masuk dan dalam pengawasan barang bawaan tamu maupun tamu yang sedang registrasi, sehingga saat registrasi selesai bellman langsung mengetahui dan menindaklanjutinya. 8. Cara menjelaskan kepada tamu apabila ada barang yang dalam kondisi rusak Beritahukan kepada tamu dengan cara yang sopan, agar tidak terjadi klaim kepada hotel atas kerusakan tersebut. 9. Prosedur penanganan tamu perseorangan dan barang bawaannya a. Mengeluarkan barang bawaan tamu unloading luggage 1 Memberi salam kepada tamu greeting. 2 Membuka dan menutup pintu kendaraan. 3 Mengeluarkan barang bawaan dari kendaraan dengan hati-hati untuk menghindari terjadinya benturan yang dapat mengakibatkan kerusakan. b. Mempersilahkan tamu untuk registrasi escorting the guest 1 Antar atau arahkan tamu ke meja reception untuk registrasi. 2 Tampatkan barang bawaan tamu ke dalam trolley selama tamu tersebut mendaftar. 3 Saat menunggu tamu sedang registrasi, bellman harus menunggu di tempat yang ideal. 18 harus dilakukan bellman jika menemukan hal yang mencurigakan dan membahayakan perusahaan Mencatat dan melaporkan kepada pimpinan hal-hal yang mencurigakan untuk ditindaklanjuti. 1berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan. 8 Paging call Kegiatan pencarian dan pemanggilan tamu. 9 Airport representative Bagian dari hotel yang ditampilkan di airport. Kerja airport representative didukung oleh bellman, atau dengan kata lain tugas airport representative akan dilanjutkan oleh bellman ketika tamu sudah sampai di hotel, dari kedatangan, selama tinggal, dan keberangkatannya. 10 Electric trolley Jenis trolley yang dioperasikan oleh tenaga mesin, biasanya digunakan di hotel yang berkonsep garden hotel yang memiliki daerah operasional yang sangat luas, lokasi front office dengan kamar maupun antara satu kamar dengan kamar lain berjauhan. c. Esai 1. Langkah yang harus dilakukan dalam menangani tamu rombongan yang akan tiba a. Ketika tiba di hotel, tamu rombongan akan langsung diarahkan ke lokasi yang telah dipersiapkan. Penanganan pada tahap ini dilakukan oleh GRO Guest Relation Officer atau staf yang secara khusus ditunjuk, sedangkan barang bawaan rombongan dikelola oleh bellman. b. Sebelum menuju kamar, rombongan akan mendapatkan pembagian kunci dari ketua rombongan Tour Leader/TL. 2c. Bell captain berkoordinasi dengan tour leader untuk memperoleh rooming list d. Diperlukan beberapa staf yang bekerja terkoordinasi untuk menangani tamu rombongan. Harus ada staf khusus yang bertugas mengarahkan tamu menuju lift dan memastikan rombongan menuju lantai dan kamar yang benar. Di hotel besar/tertentu ada petugas khusus yang menangani keperluan tamu selama di dalam lift. Petugas ini disebut operator atau elevator operator. e. Satu atau lebih petugas berada di lantai yang dituju untuk mengarahkan rombongan ke kamar masing-masing dan menjelaskan fasilitas yang ada di kamar. 2. Tamu VIP harus diperlakukan berbeda, dan manfaat yang akan diperoleh hotel dengan kedatangan tamu tersebut Kedatangan tamu VIP, apalagi jika mereka adalah pesohor kelas dunia, akan meningkatkan kelas dan prestise hotel. Semakin terkenal tamu VIP tersebut, semakin terkenal pula tempat hotel tersebut. Hal ini karena kedatangan pesohor tersebut akan diliput oleh media cetak maupun elektronik yang kemudian akan dipancarluaskan ke seluruh negeri bahkan dunia. 3. Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan a. Memeriksa ulang group arrival list Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa kedatangan tamu rombongan sudah sesuai dengan yang diharapkan. Beberapa hal yang harus diperhatikan adalah 1 Bell captain harus memeriksa dan mencocokkan group arrival list dengan bagian reception. 2 Mengeluarkan barang bawaan tamu rombongan dari kendaraan. 3 Selalu menggunakan teknik yang tepat untuk menghindari terjadinya kerusakan. b. Menempatkan barang bawaan tamu Barang bawaan tamu ditempatkan di dekat pintu utama dan dikelompokkan menurut jenisnya untuk memudahkan penghitungan. 3Penghitungan barang dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah barang yang tiba sudah tepat, sekaligus menghindari adanya barang yang tertinggal di kendaraan atau mungkin di bandara. Tahapan yang harus dilakukan bellman adalah 1 Menghitung jumlah masing-masing jenis barang, memeriksa kondisi barang, dan memastikan tidak ada kerusakan. 2 Menginformasikan kepada tour leader mengenai jumlah barang dan kondisinya secara rinci dan lengkap. Setelah diperiksa tour leader lalu dicatat dalam group arrival list. 3 Memasang luggage tag yang sudah diisi informasi mengenai nama tamu, nomor kamar, sesuai dengan nomor kamar yang tertera pada rooming list 4 Menyortir barang tamu rombongan untuk memudahkan pendistribusian ke kamar masing-masing. Penyortiran dilakukan berdasarkan lokasi, lantai, kamar, dan penyusunan barang di trolley diurutkan sesuai dengan kamar terdekat ke kamar terjauh. d. Pengantaran barang bawaan tamu Pengantaran barang sebaiknya dilakukan menggunakan lift khusus barang. Apabila hotel tidak memiliki lift khusus barang, gunakan lift tamu, tetapi tidak bersamaan dengan tamu. Gunakan lift saat kosong, untuk menghindari ketidaknyamanan pengguna lift lain. 4. Sketsa alur penanganan tamu perorangan dari sebelum tiba, pada saat tiba sampai dengan tamu tersebut masuk kamar Bellman Menyiapkan perlengkapan trolley, Menyiapkan expected arrival guest list dan rooming list. Menyiapkan formulir dan kartu Bell captain Mengelola formulir/kartu untuk evaluasi Pendaftaran Reception Bellman mengantar barang Penyerahan amplop + guest card dan kunci kamar Penyambutan Tamu tiba LOBBY HOTEL 4Komando tamu perorangan Komando internal 5. Prosedur penanganan tamu yang pindah kamar a. Petugas yang mempunyai wewenang untuk memberikan ijin kamar pindah bagi tamu adalah front office manager, assistant front office manager, dan chief of receptionist. Jika ada tamu yang pindah kamar, bell captain akan memberikan room change form dari reception kepada bellman. Setelah mendapatkan room change form, bellman akan meminta kunci kamar yang baru kepada receptionist untuk diberikan kepada tamu. b. Bellman herus memeriksa kembali penempatan barang dan kondisi barang yang akan dipindahkan ke kamar yang baru. Selain itu, bellman juga harus memeriksa barang milik tamu yang mungkin tertinggal atau barang hotel yang mungkin rusak. Jika terjadi kerusakan, segera informasikan kepada tamu untuk konfirmasi. c. Saat tamu pindah kamar, pemindahan harus dilakukan dengan menggunakan metode yang tepat untuk menghindari kerusakan. Barang yang sudah dipindahkan, diletakkan di tempat yang sama seperti sebelumnya, atau di tempat yang semestinya, seperti closet, dresser desk, luggage rack, folding luggage rack, dan lain-lain. d. Jika proses pemindahan barang sudah selesai, bellman harus menandatangani room changeform. Form ini dibuat untuk didistribusikan ke bagian terkait, antara lain front office cashier, telephone operator, housekeeping, laundry dan reception. 5e. Selanjutnya, bellman mengembalikan kunci kamar yang lama ke reception. Kemudian bellman melengkapi errand card dan menyerahkannya pada bell captain. 6. Barang berharga harus diperlakukan berbeda, dan prosedur penyimpanannya Pembedaan terhadap klasifikasi barang lebih dimaksudkan untuk mempermudah pengawasan dan penyimpanan. Barang berharga biasanya diberi tanda khusus untuk lebih diperhatikan. Penyimpanan barang berharga dilakukan melalui safety box. Setiap safety box memiliki dua lubang kunci, masing-masing kotak hanya memiliki satu anak kunci, tetapi ada kunci master yang disimpan oleh front office. Pada saat membuka box, harus ada petugas dan tamu yang akan memasukkan anak kunci dan memutarnya secara bersamaan. 7. Letak posisi ideal seorang bellman saat menunggu tamu yang sedang registrasi Biasanya dekat dengan pintu masuk dan dalam pengawasan barang bawaan tamu maupun tamu yang sedang registrasi, sehingga saat registrasi selesai bellman langsung mengetahui dan menindaklanjutinya. 8. Cara menjelaskan kepada tamu apabila ada barang yang dalam kondisi rusak Beritahukan kepada tamu dengan cara yang sopan, agar tidak terjadi klaim kepada hotel atas kerusakan tersebut. 9. Prosedur penanganan tamu perseorangan dan barang bawaannya a. Mengeluarkan barang bawaan tamu unloading luggage 1 Memberi salam kepada tamu greeting. 2 Membuka dan menutup pintu kendaraan. 3 Mengeluarkan barang bawaan dari kendaraan dengan hati-hati untuk menghindari terjadinya benturan yang dapat mengakibatkan kerusakan. b. Mempersilahkan tamu untuk registrasi escorting the guest 1 Antar atau arahkan tamu ke meja reception untuk registrasi. 2 Tampatkan barang bawaan tamu ke dalam trolley selama tamu tersebut mendaftar. 3 Saat menunggu tamu sedang registrasi, bellman harus menunggu di tempat yang ideal. 6 harus dilakukan bellman jika menemukan hal yang mencurigakan dan membahayakan perusahaan Mencatat dan melaporkan kepada pimpinan hal-hal yang mencurigakan untuk ditindaklanjuti. Puncakatau runway sepanjang 3.300 membutuhan bantuan modal Nomor 114 Tahun 2020 tentang Rakyat Merdeka, kemarin. mudik diperkirakan berlang- meter dengan lebar landasan usaha di masa pandemi," kata "Pemerintah juga menye- Menurut Airlangga, Pemerin- Strategi Nasional Keuangan sung pada 28-30 April 2022. 45 meter. 100% found this document useful 1 vote899 views7 pagesOriginal Titlepenanganan tamu check in dan check outCopyright© © All Rights ReservedShare this documentDid you find this document useful?100% found this document useful 1 vote899 views7 pagesPenanganan Tamu Check in Dan Check OutOriginal Titlepenanganan tamu check in dan check outJump to Page You are on page 1of 7 You're Reading a Free Preview Pages 4 to 6 are not shown in this preview. Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime. 1 Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, BAZNAS. menyelenggarakan fungsi: 44 Buku Siswa Kelas X. 2) Perencanaan pengumpulan, pendistribusian, dan pendayagunaan zakat; 3) Pelaksanaan pengumpulan, pendistribusian, dan pendayagunaan zakat; 4) Pengendalian pengumpulan, pendistribusian, dan pendayagunaan zakat; dan.
Tata urutan pelayanan yang diberikan oleh petugas reception, pada umunya sama di setiap hotel, pelayanan dimulai sejak pertama kali tamu datang ke hotel sampai dengan meninggalkan hotel, pelayanan ini harus memenuhi kebutuhan dan keinginan yang diharapkan tamu oleh karena itu pelayanan di hotel dikenal dengan moto ”Yes I can” yang artinya bahwa segala permintaan tamu dapat di penuhi oleh karyawan hotel, khususnya yang bekerja di bagian operasional. Kronologis pelayanan yang diberikan oleh reception adalah sebagai berikut RegistrasiCheck-inPenetapan Harga KamarPembayaran depositRoom allocation/Mengalokasikan kamarPemberian kunci kamar, kartu tamuguest card, kupon makan meal coupon & kupon minuman selamat datang welcome drink card Pengantaran ke kamarPeriode in-houseBaca Juga Laundry adalah - Meliputi Nama Peralatan yang digunakan di laundry Beserta GambarnyaProsedur check-inProsedur check in untuk tamu individu / peroranganProsedur/tahapan penanganan check in untuk tamu perorangan adalah sebagai berikutTamu yang datang di hotelSetelah kendaraan pengantar mereka memasuki lobby, maka akan disambut oleh seorang doorman untuk membukakan pintu, menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk menurunkan barang bawaannya dari bagasi mobil. Setelah ada tanda persetujuan dari tamu, doorman akan meminta bellboy untuk menurunkan barang tamu dari mobil dan disimpan diatas luggage trolley sampai ke depan pintu utama hotel atau ada yang menempatkan barang bawaan tamu didekat reception counter sambil menanti tamu untuk melakukan registrasi. Dengan suatu alasan bahwa tamu sering mencari barangnya, mulai dari passpor, tanda pengenal diri sampai uang serta barang penting lainnya biasanya ada di salah satu tas yang dibawakan mengarahkan atau mengantarkan tamu ke reception counter atau front desk. Sampai di counter, tamu akan disambut oleh receptionis dengan ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan sambil tersenyum. Di front office counter, receptionist akan menanyakan apakah tamu sudah melakukan pemesanan kamar atau belum, pertanyaan selanjutnya adalah, apakah reservasi yang dilakukan itu melalui perusahaannya atau travel agent. Jika tamu menyatakan telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya maka reception akan mencari data tentang pemesanan yang telah dibuat untuk mempercepat proses tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka petugas reception akan memastikan pemesanan kamarnya dan melihat metode pembayarannya jika pembayarannya menjadi tanggungan perusahaan maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang berupa guarantee letter GL, atau travel agent registration form dengan cara meminjam identitas tamu yang dapat berupa passpor, KTP, SIMMenyiapkan guest card dan key card, dan menerangkan check-out time dan beberapa fasilitas pentingMemberikan kupon sarapan dan kupon lain serta menerangkan kegunaanyaReception mengucapkan selamat beristirahat Prosedur check-in untuk tamu rombonganProsedur check in untuk tamu rombongan berbeda dengan penanganan untuk tamu perorangan, dikarenakan jumlah kamarnya lebih banyak dan memerlukan perhatian yang khusus dalam hal hal khusus tentang proses check-in tamu rombonganLokasi check-in bisa di lobby, di restoran atau di function room. Semua itu tergantung dari besarnya rombongan, banyaknya tamu rombongan yang datang, juga tergantung dari fasilitas yang dimiliki tamu rombongan ke kamar, tidak semua tamu bisa diantar satu per satu, khusus hanya yang memang memerlukannya karena sama sakali tidak tahu letak kamar atau sulit untuk dijelaskan secara verbal tamu, jika itu merupakan rombongan dari jauh dan membawa barang bawaan yang cukup banyak, maka satu persatu harus dicocokkan dengan tour leader, dan dipastikan bahwa tiap barang mempunyai luggage tag yang menunjukkan nama tamu dan kamar yang ditempati. Hal itu untuk memudahkan pengiriman dan menghindari kehilangan barang atau tertukar dengan tamu ada juga rombongan yang barangnya datang beberapa jam sebelum tamunya datang, karena mereka dari luar negeri atau tempat yang jauh sehingga bagasi barang di atur terpisah dengan tamu yang datang. Jika ada kasus demikian, pihak concierge harus menyediakan luggage store, untuk menyimpan semua barang tamu tersebut. Jika tempat penyimpanan barang tidak muat maka barang akan disimpan di area dekat concierge counter/belldesk tetapi diberi ini adalah prosedur penanganan check in untuk tamu rombonganTamu memasuki hotel dengan bus atau beberapa kendaraan disambut doormanTrolley sudah siap di depan lobbyKalau perlu ada kendaraan untuk mengangkut barangTambahan personnel disiapkan, kalau perlu ada tambahan tenaga supervisor, manager dan menurunkan barang sebaiknya ada security dan tour leader sebagai saksi jumlah leader ditemui dulu untuk diantar ke lobby, diajak duduk dan berbincangSemua tamu rombongan di persilakan duduk di lobby, lounge atau tempat khusus tidak jauh dari lobby, untuk group check-inWelcome drink sudah disiapkan di tempat kedatangan tamu, jika meeting room dipakai untuk menyambut kedatangan tamu, maka welcome drink juga dikirim ke meeting room captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu dan memasang luggage tagPimpinan rombongan mengisi registration card, satu untuk satu rombonganReceptionist memeriksa registraton card dengan seksama, biasanya disertai dengan lampiran yang diketik rapi, yang menunjukkan alokasi penyerahan kunci kamar yang praktis adalah dengan menyerahkan semuanya ke tour captain mengatur strategi ke bellboy untuk pendistribusian barang masing-masing tamu ke kamar masing dipersilakan masuk kamar masing masing setelah diberitahukan nomor kamarnya dan mendapatkan kunci kamar masing masing, bellboy membawakan luggage mereka, khusus yang memerlukan diantar saat itu. Jika tamu datang ke kamar terlebih dahulu maka barang bawaannya akan dikirimkan tamu diantar bellboy ke kamar melalui lift, maka tamu dipersilakan masuk lift terlebih sampai di lantai yang dituju, tamu dipersilakan keluar lebih dahulu baru bellboy menyusul jumlah tamu lebih dari empat didalam lift dan dirasa sesak untuk membawa barang tamu kedalamnya, maka bellboy mempersilakan tamu untuk berangkat dahulu ke lantai tertentu, dan bellboy akan menyusul dengan menggunakan lift yang memasuki kamar, pintu kamar diketuk tiga kaliBellboy menaruh barang di luggage rack, meletakkan kunci di panelSeorang bellboy yang baik harus bisa menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas yang ada di kamar termasuk beberapa pelayanan yang bisa diberikan untuk tamu selama pergi, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi di card holder amplop kunci, diserahkan ke tamuKembali ke bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya ke captainReceptionist mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied, dan pesan itu harus dikirim ke semua departemen terkait, misalnya housekeeping, reservation, sales office, dan GM office. Jika hotel telah menggunakan sistem komputerisasi yang canggih, maka sudah ada informasi akan langsung tersebar ke semua departemen secara otomatis dalam detik yang sama. Cara lama, mungkin terjadi di beberapa hotel, semua data tamu akan dimasukkan rekening yang ditangani oleh front office penanganan check-in tamu VIPCheck-in untuk tamu penting yang biasa disebut dengan singkatan VIP Very Important Person dilakukan sedikit berbeda dengan check-in yang biasa. Tamu VIP adalah orang yang dianggap penting oleh pihak hotel, antara lain kepala negara, menteri, pimpinan perusahaan pelanggan, owner hotel. Check-in akan dilakukan secepat mungkin. Bila tamu sudah melakukan pemesanan sebelumnya maka registration form sudah disiapkan terlebih dahulu. Data diambil dari hasil koresponden saat pemesanan kamar, atau bisa juga diperoleh dari ajudan tamu tersebut. Biasanya pimpinan pemerintahan akan mengutus ajudannya terlebih dahulu untuk melakukan pemesanan kamar. Dengan demikian maka tamu hanya akan tanda tangan saja ketika sampai di counter front bisa juga dilakukan di kamar tamu tersebut, jika tamu datang maka bisa langsung ke kamar, tanpa harus ke counter depan terlebih dahulu. Adapun urutan secara terinci adalah sebagai berikutGuest card dan key card sudah siap sebelum tamu datangMencocokkan nama tamu dengan data di reservasiMemastikan welcome card dan fruit basket sudah ada di kamar, ada juga hotel yang memberikan coklat atau minuman spirit sebagai amenities untuk dilakukan di kamar dan kartu identitas passpor atau KTP dan ada jaminan dari sarapan, dan kupon lain sudah dijadikan satu di guest cad, kemudian GRO diminta untuk mengantar tamu VIP sampai ke kamar, GRO memberikan guest card kemudian sambil menyebutkan nomor selamat beristirahat dan magic wordsJika GRO mengantar sampai ke kamar, maka GRO menunjukkan cara membuka pintu dan mempersilakan tamu masuk terlebih dahuluBellboy dan barang antar dan bukakan pintu tamuSetelah pintu dibuka GRO meletakkan kunci di panel power yang memungkinkan semua electric power terbuka, bisa menyala dan berfungsi semua mulai dari lampu, TV, jam alarm, radio, AC dan perangkat elektronik menata barang di luggage rack dengan rapiGRO menerangkan kegunaan beberapa peralatan, serta fasilitas yang tersedia di kesempatan tamu untu menanyakan yang kurang jelas, dan menawarkan tamu jika ada hal lain yang perlu di kerjakaan GRO maupun kembali ke GRO dek dan mengisi keterangan bahwa tamu sudah check-inBellboy kembali ke Concierge counter dan mengisi errand card, setelah selesai menyerahkannya ke bell captain sebagai laporan bahwa tugas check in telah memastikan bahwa kamar tersebut statusnya sudah berubah dari vacant clean ke occupied, menyiapkan bill, memberi keterangan tentang special request atau pesan khusus bagi tamu tersebut ke departemen terkait, misalnya ada pesan atau surat, disampaikan ke concierge, meminta tambahan air mineral, disampaikan ke housekeeping, tamu tidak mau turn down, diberitahukan ke HK, tamu minta menu restoran, diteruskan ke F&B, pesan limo waktu check-out, pesan disampaikan ke concierge, tamu meminta wake up call, ditindaklanjuti ke operator, dan hotel non komputer sistem, dilanjutkan mengisi rack slip, jika perlu balancing room lagi. Baca Juga Struktur Organisasi Laundry dan Standard Operational Procedur Secara LengkapDemikian Penjelasan Tentang Tata Urutan Pelayanan di Reception dan Prosedur check in untuk tamu individu / perorangan / VIP. Semoga bermanfaat
.
  • skqa24z3l9.pages.dev/123
  • skqa24z3l9.pages.dev/304
  • skqa24z3l9.pages.dev/263
  • skqa24z3l9.pages.dev/488
  • skqa24z3l9.pages.dev/38
  • skqa24z3l9.pages.dev/314
  • skqa24z3l9.pages.dev/155
  • skqa24z3l9.pages.dev/165

    • jelaskan prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan